Asssistante Administrative et Commerciale BTP H/F - Negro Pere et Fils

Une expérience dans le domaine du BTP est souhaitée afin de mener à bien les tâches suivantes :

Tâches administratives :
- Appels d'offres :
o Dossier administratif
o Acte engagement
o Dépôt sur plateforme dématérialisée

- Préparation dossier chantiers acceptés :
o Faire étiquette N° du Chantier et nom chantier
o Classer les documents dans trieur chantier
o Créer le chantier dans multidevis entreprise
o Noter le chantier dans tableau chantier en cours
- PPSPS
- Relevé suivi heure journalière sur Multidevis entreprise (formation interne)
- Edition et traitement des comptes-rendus de chantiers à affecter à chaque conducteur de travaux et noter les rendez-vous de chantier
- Prendre rendez-vous chez client pour intervention

- Standard téléphonique
o Message sur cahier à transmettre à qui de droit

- Envoi mail commande fournisseurs (donner par conducteur)
- Noter sur planning livraison les dates de réceptions marchandises notées sur les accusé-réceptions reçu par mail des fournisseurs
- Classement commande dans trieur
- Classement bons livraisons dans trieurs à rapprocher avec la commande passée
- Impression fiche journalière des salariés
- Archives à faire tous les 15 jours
- Courriers divers
- Relevé heures agence intérim
- Recherche personnel agence intérim
- Compte rendus réunion bureau - personnel, machine à café, fournitures bureau, pièces banque

Gestion des appels entrants et sortants (relance fournisseur, prise de rendez-vous pour pose.)
- Facturations clients (avec dossiers heures, factures achats.)(enregistrement dans cahier ventes, copie dans dossier client et classeur vente)
- Facturations fournisseurs (enregistrements échéancier, copie pour dossiers clients, envoi des traites ou virement bancaire.)
- BL (rapprochement avec les factures d'achats.)
- Suivi des commandes
- Suivi des offres de prix
- Relance devis
- Préparation des dossiers après prise de rendez vous
- Préparation des dossiers de réception de chantier
- Gestion des impayés (tenu du tableau à jour, relance des clients)
- Archivage
- Tableau entrée sortie pour chaque 25 de chaque mois
- Tableau heures poseurs
- Suivi compte bancaire CCM (éditions des relevés de comptes avec rapprochement facture achat ou vente et classement)

Tâches Commerciales :
- Accueil des clients, fournisseurs,.
- Renseignement
- Prise de rendez vous
- Demande de prix auprès des fournisseurs si possible
- Animation du point de vente (mis en place des vitrines, gestion des catalogues.)

Experience : 2 An(s) - administratif

Compétences : Classer des documents, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Piloter une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Travaux de menuiserie bois et PVC

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.