Assistant Administratif et Planification H/F - Accecit

Mission
Vos missions :
Vérification des demandes de congés payés

Pré- validation par le responsable du planning :
- Vérifier si d'autres demandes sont faites pour les mêmes dates sur le même site
- Vérifier la présence des autres absences prévues pour la même période sur le site concerné
- Vérifier les dates de fermeture annuelle ses sites, ne pas remplacer pendant les fermetures
- Vérifier la pertinence et l'impact opérationnel des congés sur le fonctionnement du site avec le responsable de compte

Saisie sur le logiciel interne des congés à venir

Gestion des remplacements de départ des agents en CP
Gestion Administrative du remplacement :
- Saisir sur le logiciel en interne
- Saisie de la DPAE si nouveau salarié

GESTION DU TELEPOINTAGE :
- Suivi quotidien du pointage avec un logiciel interne + rapport écrit
- Suivi de l'ensemble des sites avec rapport mensuel à présenter chaque mercredi du mois
- Sanctions disciplinaires à saisir si nécessaire
- Impression des cartes de pointage avec photo prise lors du test d'un nouvel agent

GESTION DU PLANNING :
- Analyser les besoins spécifiques des clients
- Affectation des bons d'intervention
- Assigner chaque bon d'intervention aux agents
- Vérification du bon respect du planning des agents
- Vérifier et valider les bons d'intervention pour garantir leur conformité
- Ajuster le planning si besoin

Autre :
Toute activité permettant de remplir la mission générale du poste et le maintien de l'activité de l'agence

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.