Assistante de Direction H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Il organise et assure les tâches administratives en lien avec la préparation, le déroulé et la clôture des sessions CNE :
- Réception des dossiers transmis par SP1 et organisation matérielle de ces derniers
- Saisine SP1 en cas de pièces manquantes au dossier
- Envoi des courriers relatifs aux paquetages aux chefs d'établissements où sont affectées les futures personnes détenues évaluées
- Préparation de la page de garde des synthèses
- Mise en forme de la synthèse et relecture de celle-ci
- Édition et transmission de la synthèse aux autorités concernées
- Envoi de la synthèse réalisée dans le cadre des affectations en établissement pour peines aux psychologues lors du départ des personnes évaluées.

Gestion des dossiers SPIP
- Réception des dossiers SPIP et transmission au CPIP compétent (équipe pluridisciplinaire ou transmission au secrétariat de l'antenne SPIP de Réau)
- Enregistrement de la prise en charge CPIP dans le logiciel APPI puis de la clôture de celle-ci lors du départ de la personne détenue
- Transmission du dossier SPIP aux SPIP compétents lors du départ de la personne détenue

Gestion des tâches administratives quotidiennes
- Enregistrement, ventilation, classement et transmission des courriers et documents propres au service
- Tenue de l'accueil téléphonique
- Tenue des statistiques.
- Rédaction, diffusion et enregistrement des notes de service
- Archivage des dossiers et divers documents du service
- Enrôlement des différentes Commissions Pluridisciplinaires Uniques (CPU)
- Réalisation, gestion et suivi des commandes de fournitures

Tâches administratives liées au processus de labellisation

Mise à jour des documents soumis à la charte graphique RPE
- Gestion de la base documentaire

Les tâches décrites ci-dessous ne sont susceptibles d'être déléguées à la secrétaire, qu'en cas d'absence de l'assistant :

Gestion des tâches liées au budget CNE
- Rédaction et suivi des conventions établies avec les partenaires extérieurs.
- Suivi du budget en lien avec la direction

Gestion des tableaux liées à l'activité de l'UAT
- Réception des OT par mail ou fax et enregistrement quotidien dans le tableau des arrivées et départs en lien avec le greffe
- Mise à jour quotidienne du tableau des personnes détenues en attente pour les CDH.
- Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie

Connaissances :
- Rédaction, enregistrement et diffusion des notes de service à la signature de la cheffe d'établissement
- Diffusion du courrier extérieur au sein des différents services du centre pénitentiaire
- Rédaction et enregistrement du courrier émanant de la direction et des autres services
- Gestion des appels téléphoniques
- Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble de l'équipe de direction
Afficher la suite
- Mise à jour du planning des réunions en fonction de l'agenda de la cheffe d'établissement
- Préparation des dossiers relatifs aux réunions
- Mise à jour du répertoire téléphonique de l'établissement et du trombinoscope de l'établissement
- Réservation de salle de réunions et de véhicules
- Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie

Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
- Rigueur
- Discrétion
- Adaptation
- Esprit d'initiative
- Réactivité face aux urgences-

Savoir-faire :
- Capacité d'expression orale et rédactionnelle
- Logiciels Word, Outlook, PowerPoint, Genesis