Encadrant Coordinateur·rice des Secretariats Medicaux H/F - Fonction publique Hospitalière

SES MISSIONS PRINCIPALES sont :

Coordination des secrétariats médicaux

Mettre en oeuvre et ajuster autant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.

Définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.

Pour cela :
- Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail, et en assurer la coordination afin

d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
- Rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique ;
- Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariats ;
- Organiser l'arrivée de nouveaux agents, et des stagiaires ;
- Gérer quotidiennement les équipes ;
- Gérer les effectifs (candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
- Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation, absences etc. de telle sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti (gestion du temps de travail) ;
- Assurer le recrutement et la mobilité des secrétaires médicales ;
- Entretiens professionnels des agents et recueil des besoins en formation.

Gestion de projets
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets et les activités du domaine d'activité ;
- Proposer des organisations cibles ;
- Contrôler et suivre la qualité des prestations dans son domaine d'activités (ex : délai de frappe, suivi des LLS, etc.
- Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application ;
- Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activités ;
- Construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs ;
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions

d'amélioration ;
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en oeuvre

des organisations des secrétariats médicaux ;
- Assurer les entretiens recrutement et la mise à jour des fiches de poste ;

Assurer la gestion des mobilités des secrétaires médicales.

COMPETENCES/SAVOIR FAIRE :
- Analyser et optimiser un/des processus
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Concevoir et mettre en oeuvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
Afficher la suite
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
- Piloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisation

SAVOIR ETRE :
- Dynamisme, esprit d'initiative, disponibilité
- Loyauté, capacité de reporting
- Capacité à se positionner et à assumer des responsabilités
- Capacité d'écoute, d'analyse et de discernement
- Aptitude à faire face à une situation inattendue, complexe
- Connaissance et respect des limites de ses compétences
- Capacité d'organisation, de prévision, de coordination et de régulation
- Discrétion, respect du secret professionnel et des règles institutionnelles
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de l'animation, mobilisation et fédération d'équipes
- Rigueur, efficacité

NIVEAU, EXPERIENCES REQUIS :
- Expérience confirmée et diversifiée dans différents secrétariats appuyée d'un diplôme relevant du

domaine managérial

Niveau 6 de qualification (Licence)

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cadre au forfait jour : 39 heures hebdomadaires, 19 RTT.

Présence du lundi au vendredi, variable suivant les besoins du service et de l'institution hospitalière.