Agent Administratif aux Services Techniques - Mairie de Domont H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la Responsable administrative des services techniques, vous assurerez des missions d'agent administratif.

1. Accueil physique et téléphonique des Services Techniques
? Accueil téléphonique et physique
? Orientation et filtre des appels

2. Gestion des mails de la boite « Services Techniques »
? Consultation des mails
? Gestion des demandes relatives au service administratif de la DST
? Dispatching des mails au sein de la direction
? Saisie des demandes d'intervention sur FLUXNET

3. Administratif (en l'absence du binôme et au besoin)
? Réception du courrier, dispatching au sein de la direction
? Suivi du courrier dans le tableau de bord
? Rédaction des réponses en collaboration avec le chef de service
? Envoi quotidien de rapports d'astreinte à la DGS, cabinet du Maire et Elu de référence
? Extraction 2 fois par mois des demandes FLUXNET non traités pour relancer les chefs de services

4. Secrétariat des Commissions de sécurité (en collaboration le service Patrimoine/ Bâtiment)
? Courriers
? Comptes rendus et procès-verbaux
? Convocations
5. Transport (en l'absence du binôme)
? Gestion du car municipal : demandes, plannings, transmission aux services concernés
? Gestion du Dobus : suivi de la régie et des demandes de cartes imagin'R
? Mise à jour et suivi du Parc Automobile
? Gestion des demandes de cartes carburants et des tickets de caisse

6. Voirie / Propreté (en l'absence du binôme et au besoin)

? Rédaction des actes administratifs relatifs à la voirie (arrêtés...)
? Rédaction de courrier divers en collaboration avec le chef de service
? Préparation d'un rapport mensuel de fréquentation de la mini déchèterie

7. Logistique (en l'absence du binôme et au besoin)

? Rédaction de courriers et arrêtés en lien avec les manifestations
? Classement

8. Personnel (en l'absence du binôme et au besoin)
? Elaboration et suivi des plannings d'astreinte (ST et salage)
? Préparation des dossiers hebdomadaire (missions ; autorisations...)
? Suivi du planning de présence des gardiens en collaboration avec le responsable des gardiens
? Classement

9. Comptabilité
? Saisie des bons de commandes sur CIRIL
? Impression des bons signés
? Saisie des fluides et consommation diverses sur le tableau bord (réalisation de graphiques)
? Elaboration d'états des dépenses CAF pour le service de la petite enfance, enfance et jeunesse
? Rapprochement des factures sur CIRIL
10. Marchés / contrats
? Contrats : planifier et accompagner les chefs de service dans l'élaboration du contrat (partie admi)
? Contrats : tenir à jour le tableau de suivi
? Marchés : tenir à jour le tableau de suivi,
? Marchés : planifier les marchés à passer ou à renouveler

Polyvalence en cas d'absence ou besoin du service

Savoirs et savoirs faire*
? Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
? Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
? Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et des outils de messagerie
? Concevoir un tableau de bord
? Archiver des documents de référence
? Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
? Veille informationnelle
? Veille réglementaire
Savoirs comportementaux*
*Très bon sens relationnel
*Calme et discret(e)
*Autonome
*Accueillant(e)
*Capacité d'anticipation
*Force de proposition
*Sens de l'écoute
*Sens du service public
*Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
*Sens des priorités
* Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
*Capacité à prendre des initiatives
*Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
*Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
*Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion