Secrétaire Bi-Site à Temps Plein H/F - Fonction publique Hospitalière

La secrétaire au sein des instituts de formation bi-site a pour mission principale :
- De contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants, des étudiants en soins infirmiers et des personnes inscrites au titre de la formation professionnelle continue,
- Accueil et gestion de la communication avec les étudiants, les élèves et les stagiaires de la formation professionnelle continue,
- Accueil et gestion de la communication du public extérieur et des intervenants professionnels de l'Hôpital NOVO,
- Gestion administrative des dossiers des situations des étudiants, des élèves et des personnes de la formation professionnelle continue depuis la sélection jusqu'à la diplomation,
- Traitement des courriers, des dossiers dans son domaine et de leur archivage
- Prises de notes et élaboration de compte-rendu de réunions,
- Communication et collaboration avec les formateurs sur les problématiques rencontrées par les étudiants,
- Gestion des instances réglementaires (organisation et préparation des instances, gestion des dossiers, convocations, préparation des instances, prise de notes, élaboration de procès-verbaux...) ; - Gestion des stocks de matériels dans son domaine ; - Accueil et encadrement des stagiaires dans son domaine
- Participation et organisation des journées portes ouvertes et autres activités de communication pour les instituts.

Qualités professionnelles attendues

· Rigueur et sens de l'anticipation,

· Esprit d'équipe et sens du travail en groupe, de l'intérêt collectif et de la mission de service rendu,

· Sens de l'analyse, de la négociation, de l'observation et de l'écoute,

· Patience, tolérance et diplomatie,

· Respect du travail d'autrui,

· Maîtrise de soi et habileté relationnelle : Lors de la survenue d'imprévus, pour écouter les difficultés, pour argumenter et convaincre et pour communiquer de l'information,
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· Travail collaboratif,

· Capacité à se distancer vis-à-vis de situations,

· Disponibilité,

· Respect de la discrétion et des règles de confidentialité,

· Éthique professionnelle,

· Loyauté institutionnelle.

Compétences requises

· Intégrer et mettre en oeuvre les textes régissant la formation conduisant au diplôme d'État d'infirmier et au diplôme d'État d'aide-soignant,

· Découvrir et connaître une institution,

· Expérience dans le domaine du secrétariat administratif, dans l'accueil du public, dans l'organisation et le suivi d'activités,

· Compétences relationnelles de travail en équipe,

· Compétences méthodologiques et organisationnelles,

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...) et les nouvelles technologies,

· Connaissance des méthodes et des outils de la qualité et de la gestion des risques.

Les qualités organisationnelles :

· Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage et un système de gestion documentaire,

· Concevoir et organiser son travail de secrétariat en intégrant la priorisation des activités,

· Avoir un sens aigu des responsabilités,

· Être autonome,

· Planifier, animer, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation,

· Faire du reporting à l'équipe de direction, à l'équipe pédagogique et/ou administrative et à ses homologues.