Secrétaire H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Ø Missionsdu poste :

Accueil et information, réaliser des travaux de bureautique, participer à la gestion du service et à la vie institutionnelle, secrétariat, gestion administrative des actions de formation, suivi des données statistiques.

Ø Activités :

Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, archivage.

Accueil et orientation des stagiaires, des intervenants et partenaires

Transmission et diffusion des informations

Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée

Tenue des agendas et plannings

Réservation des billets de train et hôtels

Gestion administrative des formations : constitution des dossiers, réservation des salles, convocations, attestations de stage, suivi des présences...

Saisie informatique, utilisation d'un logiciel spécifique harmonie Formation, mise en page de documents (offres de formation, catalogue, flyers, rapport d'activité)

Préparation de dossier pour le directeur et les formateurs

Suivi de l'activité, traitement statistiques mensuelles et annuelles

Participation aux réunions de service

- Diplomatie, courtoisie, discrétion. Un très bon relationnel est exigé.
- Rigueur
- Autonomie, réactivité
- Capacités d'organisation, savoir prioriser les tâches.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment outlook et Excel
- Connaissances des logiciels métiers Harmonie et Chorus