Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

CDD du 1er juillet au 31/01/2025

Missions
- Instruire les dossiers (inscription des étudiants en FI, des alternants en CP, des vacataires, des EC/enseignants) en vérifiant la régularité administrative, juridique et financière.
- Participer à la gestion administrative, pédagogique et financière des deux années du master QHS
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer les plannings et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du master QHS (annuaires des anciens, des entreprises pour la taxe d'apprentissage, des offres de stage et alternance)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du master QHS avec les interlocuteurs internes et externes
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Activités principales et associées
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité
- Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure
- Gérer les plannings et les agendas
- Gérer le courrier, la messagerie
- Appliquer des procédures de gestion
- Gérer des bases de données
- Gérer les achats (commandes, livraisons, factures) et les missions (OM, frais de missions)
- Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
- Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Participer à l'organisation logistique de salons, colloques, manifestations, conférences
- Diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser le classement d'un fond documentaire
- Procéder à l'archivage des pièces administratives

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Gestion financière (engagement et suivi des dépenses)
- Techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus
- Techniques et normes de la rédaction administrative
- Méthodes d'élaboration de tableaux de bord
- L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
- Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines
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Savoir faire opérationnels
- Rechercher l'information, la vérifier, la classer et/ou l'archiver
- Informer et rendre compte
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels du bureautique
- Planifier son activité
- Animer et coordonner une équipe
- Travailler en équipe
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Construire des tableaux de bord
- Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir faire comportementaux
- Communication capacités d'écoute et dialogue
- Savoir s'adapter à son interlocuteur
- Être réactif
- Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation
- Être respectueux des règles
- Rigueur
- Être force de proposition