Agent d'Accueil Secrétariat et Logistique Réf. Rps21 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Agent d'accueil, secrétariat et logistique

Emploi-type : G5B45 - Chargé de maintenance et d'entretien

Catégorie : C

Corps :ATRF

BAP : G

CDD d'un an.

Mission :

Vous êtes en charge de l'accueil des visiteurs (patients, chercheurs, fournisseurs, agents de maintenance...) se présentant à la Plateforme UMS-AUTONOMIE. Vous avez également des missions de secrétariat et de logistique relatives au fonctionnement de la structure UMS-AUTONOMIE d'une part mais aussi des projets hébergés sur le site en relation avec le chef de projet innovation, d'autre part. Il est en relation avec les services de SU d'une part et les services de l'AP-HP d'autre part.

Activités principales :

1) Missions d'accueil :
- Accueillir le public (patients, chercheurs, fournisseurs, agents de maintenance...)
- Planifier coordonner et assurer le suivi des rendez-vous;
- Ouvrir et fermer le bâtiment pour les visiteurs ;
- Délivrer les badges (création, gestion d'accès, annulation) et assurer le suivi du listing d'attribution ;
- Préparer les équipements audio-visuels et multimédia demandés par les visiteurs

2) Missions de secrétariat :
- Organiser les espaces en relation avec le chef de projet Innovation et gérer les plannings d'occupation des locaux
- Gérer la relation avec les transporteurs sanitaires, l'organisation et le suivi des rendez-vous à l'aller et au retour des participants, en relation avec le chef de projet Innovation ;
- Gérer le standard téléphonique et la boite mail ;
- Classer des documents relatifs à la vie de la structure ;
- Mettre en forme divers documents ;
- Gestion du planning de présence du personnel ;
- Planifier, encadrer et coordonner les interventions techniques nécessaires avec les directions techniques de SU et de l'AP-HP
- Assurer l'interface et le suivi des prestations avec les entreprises intervenant sur le site

3) Missions logistiques :
- Gérer les stocks : devis, commande, facturation, entreposage et inventaire
- Réceptionner les livraisons et assurer le suivi
- Vérifier la propreté des lieux et installations et assurer la relation avec le service entretien

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Organisation et fonctionnement d'un hôpital
- Connaissance des procédures d'achats/ marchés publics
- Connaissances budgétaires
- Méthodologie logistique (gestion des stocks, approvisionnement, livraison,
- Réception des commandes)
- Connaissances basiques d'utilisation des outils multimédia et audio visuels
- Règles de confidentialité
- Règles en matière d'hygiène et sécurité

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Savoir-faire :
- Accueil du public, sens du contact et des relations humaines
- Gestion de planninget respect les délais
- Utilisation des outils bureautiques
- Gestion des salles et de leurs équipements
- Gestion d'un standard téléphonique avec rappel et messages
- Rendre compte à la direction pour tout dysfonctionnement technique identifié
- Travail d'équipe

Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Esprit d'initiative
- Organisation, coordination et rigueur
- Sens du service public
- Discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d'adaptation