Secrétaire Particulier de la Préfète H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Le secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet assure principalement la mission d'assistant de direction.

Polyvalence et travail en équipe :
Nécessite de savoir travailler en binôme secrétariat préfet / secrétariat directeur de cabinet et savoir travailler en complémentarité avec le secrétariat SG dont l'intérim doit être pris en charge.

Assister l'autorité :
- Gestion de l'agenda
- Filtrage et gestion des communications
- Centralisation des dossiers en veillant à la ponctualité de leur constitution et suivi de leur exhaustivité

Aider à l'organisation :
- Organiser et convoquer les principales réunions
- Gérer et suivre les permanences, les congés et les absences du Corps Préfectoral
- Suivre les astreintes opérationnelles des services de l'État et des grands opérateurs
- Suivre les congés des chefs de service de l'État

Contribuer à la représentation de l'État :
- Suivre le budget résidence et représentation
- Contribuer à organiser les réceptions officielles en lien avec le maître d'hôtel
- Contribuer à l'organisation des V.O.

- Dans le cadre de ses missions, l'agent met en oeuvre les engagements du référentiel Qual-e-pref.

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise/requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis Savoir rédiger/niveau pratique/requis
Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique/requis Savoir analyser/niveau initié/requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis savoir communiquer/niveau pratique/requis
savoir accueillir/niveau pratique/requis savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis