Tpr Illkirch-Graffenstaden - Adjoint Administratif H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

1- Direction/ Administration / Gestion

1-1 Secrétariat

Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Organiser la documentation

Diffuser et afficher l'information

Dactylographier et mettre en page les documents

Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil

Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Donner des renseignements d'ordre général

Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

1-3 Classement et archivage

Organiser et suivre le plan de classement du service

Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure

2-1 Enregistrement des procédures

Réceptionner les pièces de procédure

Enregistrer dans les applicatifs métiers

Mettre le dossier à la disposition des avocats

Gérer la communication électronique du dossier

Transmettre les dossiers aux services compétents

2-2 Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences

Établir les avis, les convocations...

Préparer la notification des décisions

Classer les pièces au dossier

2-4 Gestion des originaux et copies

Classer les originaux au rang des minutes

Apposer les mentions nécessaires sur les minutes

Préparer la délivrance des copies

3- Logistique / Fonctionnement

3-1 Accueil, information et renseignement

Nombre d'agents à encadrer

Sans objet

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale NON

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) :Matériel informatique et bureautique indispensable à l'exercice des missions

Connaissances :
- Applicatif(s) métier(s)
- Circuits administratifs
- Organisation judiciaire et administrative
- Outils bureautiques

Savoir-faire :
- Alimenter les tableaux de bord et statistiques
- Donner une information juridique et/ou procédurale
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les nouvelles technologies
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Savoir-être :

Être à l'écoute, être vigilant
Faire preuve de discrétion, de pédagogie, de rigueur, de polyvalence
Savoir anticiper et rendre compte

Travailler en équipe
Avoir une capacité de distanciation
Avoir le sens des relations humaines

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :non

Offres de formation associées à votre prise de poste :Formation interne

Perspectives d'évolution professionnelle :Conforme aux règles statutaires