Gestionnaire Administratif de Département de Formation Réf. 927-1-Re26 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonction : Gestionnaire administratif-ve de département de formation

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Missions :

Placé-e sous la hiérarchie de la Direction et du-de la responsable administratif-ve du Département de Master BMC, l'agent est chargé-e de :
- Gestion de 4 parcours en 2ème année du master
- De la gestion d'un portefeuille de quelques UEs communes de M1
- Du suivi des conventions de stage en France des étudiants en M1 et en M2
- Le suivi des demandes des UEs isolées
- Est référente dans la gestion des candidatures sur la plateforme Etudes en France.

Activités principales :

Suivi administratif des étudiants

Réceptionner les dossiers de candidature, contrôler la conformité des documents, assurer le suivi des dossiers sur les outils de dématérialisation en lien avec les commissions pédagogiques et renseigner le logiciel de scolarité

Saisir et valider les inscriptions administratives au diplôme et en UE isolées des étudiants

Vérifier la conformité des documents transmis par les étudiants, renseigner le logiciel de scolarité, en assurer le suivi et actualiser les informations inhérentes au stage sur l'outil Moodle.

Suivi pédagogique des étudiants
- Gérer les inscriptions pédagogiques aux unités d'enseignement
- Réceptionner et diffuser les propositions de stage en lien avec les laboratoires partenaires, constituer et alimenter une banque d'offres de stages mise à la disposition des étudiants, gérer les conventions de stage et mettre à jour la base de données des laboratoires d'accueil.
- Organiser les examens de 1ère et de 2ème sessions, organiser les jurys de semestre et d'année en relation avec les responsables des parcours, saisir les notes et établir les procès-verbaux
- Gérer les attestations de confidentialité des stages et récolter les signatures nécessaires, organiser les soutenances des mémoires de stage
- Mettre à jour et alimenter le site des masters à partir des bases de données internes.

Gestion logistique
- Établir les plannings d'enseignements et d'examens, réserver les salles en lien avec le service planning de l'Université et prendre en compte les spécificités et impératifs des intervenants extérieurs
- Organiser avec le pôle financier de l'UFR la réservation du transport pour la mobilité sortante (en France) des étudiants
- Renseigner des tableaux de bord sur des données relatives aux étudiants
- Prendre en charge les demandes de reprographie (supports de cours et sujets d'examen).

Autres activités :
- Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail)
- Collaborer avec les différents services de l'université (scolarité, planning, intendance...) et d'autre(s) université(s).

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et les contraintes de l'apprentissage
- Connaître le domaine de la scolarité et l'organisation des études supérieures et des diplômes
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur)
- Maîtriser l'utilisation des outils internet de messagerie et des logiciels spécialisés (Moodle, LimeSurvey et SharePoint)

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Savoir-faire :
- Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Réaliser les recherches d'informations, les vérifier et les classer
- Élaborer un plan de travail pour tenir compte des priorités
- Réaliser des documents de bonne qualité rédactionnelle
- Capacité à se former à de nouveaux logiciels

Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Organisation, autonomie et rigueur
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Sens du service public