Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'Université Paris-Saclay est lauréate de l'appel à projets « Structuration de la formation par la recherche dans les initiatives d'excellence » (SFRI). Celui-ci a pour ambition d'offrir à certaines universités la possibilité de renforcer l'impact et l'attractivité internationale de leur formation par la recherche dans les domaines scientifiques où elles développent leurs activités. Il s'agit de structurer la formation par la recherche autour d'un projet rassemblant notamment des formations autour des laboratoires de recherche du site. Le projet FAIR (Former, Apprendre et Innover par la Recherche » de l'Université Paris-Saclay comporte une forte dimension internationale et entretient des liens étroits avec les acteurs socio-économiques.

Activités principales de l'agent·e :

Le/La gestionnaire réalisera des actes de gestion administratif et financier en respectant les techniques, les règles et les procédures applicables. L'agent·e assurera la bonne gestion des dépenses du portefeuille de la DRH ou de la Graduate School MRES.

Pour la DRH :
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion sur le logiciel Horizon
- Procéder aux opérations financières après vérification de la régularité juridique, comptable et financière, réaliser les demandes d'engagement juridique
- Gérer les déplacements professionnels avec ou sans frais sur GFC Dépenses et GFC Missions
- Vérifier les rapprochements entre les factures et les services faits
- Traiter les commandes d'achats et les services faits valorisés
- Vérifier les services faits dans GFC Dépenses
- Suivre les remboursements des frais de mission en liaison avec l'agence comptable

Pour la GS MRES et le programme SFRI :

Administratif :
- Tenir et suivre l'agenda des activités de la GS MRES et du programme SFRI
- Organiser la logistique relative aux réunions, jurys et autres événements
- Rédiger les comptes rendus de réunions et les relevés de décisions
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter les visiteurs en interne

Financier :
- Réaliser les demandes de devis
- Gérer les appels d'offres
- Gérer et suivre les demandes de subventions des différents départements et laboratoires pour la prise en charge d'un stagiaire ou d'un événement
- Gérer et suivre le budget de la GS MRES
- Vérifier les services faits dans SIFAC
- Gérer les demandes de financement des thèses par le programme SFRI
- Créer un fichier Excel pour le suivi des différentes demandes de subventions
- Gérer les stocks et les commandes de fournitures

Profil :
- Diplôme : Bac +2
- Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, gestion financière et comptable

Connaissances, savoirs :
- Connaissance des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
- Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles ou des organismes nationaux de recherche
- Maîtrise d'un outil de facturation (la connaissance de GFC Dépenses et/ou SIFAC serait un plus)
- Excellente maîtrise du Pack Office

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Savoir-faire :
- Fonctionnement dans des structures matricielles
- Rédaction administrative
- Sens de l'organisation et de la hiérarchie des priorités
- Relecture «qualité» de documents courants
- Elaboration budgétaire et suivi de l'exécution
- Organisation d'événements (réunions récurrentes et journées thématiques)

Savoir-être :
- Sens de la communication, de l'écoute et du dialogue
- Goût du travail en équipe
- Autonomie
- Force de proposition
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Fiabilité
- Capacité de synthèse