Assistant de Direction H/F - Fonction publique Hospitalière
- Groslay - 95
- Fonctionnaire
- Fonction publique Hospitalière
Les missions du poste
DESCRIPTION DU POSTE
Dans le cadre d'un remplacement à la suite d'un départ en retraite, nous recrutons un(e) assistant(e) de direction H/F en CDI avec période d'essai de 4 mois renouvelable une fois. Vous serez en lien direct avec la Directrice de l'établissement et interviendrez en support de son activité.
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
o Gérer le secrétariat courant et l'organisation de la vie professionnelle de la direction(gestion de l'agenda, des plannings et de la boite mail de la Directrice; filtrage des informations; rédaction de correspondances et des notes de service; réception, ouverture et vérification du courrier puis répartition aux services concernés)
o Passer des commandes de fournitures, matériel ou consommables, contrôler le suivi des livraisons
o Assurer les partenariat/Intendance extérieurs (lien avec la mairie, rédactions de certaines Conventions en lien avec la Direction)
o Suivre et centraliser les documents de la loi 2002-2 (Rapport d'activité chaque année, rapport d'étape, Projet d'Établissement)
o Organiser et planifier l'agenda institutionnel (CA, CSE, instances...)
o Assurer un soutien à la démarche Qualité d'Évaluation HAS 2027 (lien avec les divers groupes de travail, organisation)
o Assurer le reporting (prises de notes, mettre en forme des comptes rendus de réunions, CODIR, effectuer des travaux de bureautique)
o Suivre les projets et activités de la direction (veille appels à projet, alertes diverses : sanitaires, ARS, mouvement de grève, Marchés Publics...)
o Suivre le rétroplanning général en lien avec tous les cadres
o Veiller à la continuité de service
o Connaitre les procédures de l'établissement
o Archiver des dossiers administratifs
o Participer au groupe de travail «Évènementiel et oeuvres sociales»
o Assurer le lien et les transmissions avec le service RH(gestion de l'agenda de recrutement en lien avec la Directrice, prise de rendez-vous du candidat et demande de simulation de salaire aux RH, création d'un dossier candidat papier, accueil du candidat)
Le profil recherché
PROFIL SOUHAITE
o Diplôme en secrétariat ou équivalent
o Connaissance du secteur médico-social appréciée