Tpr Schiltigheim - Adjoint Administratif H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat. Il peut exercer dans tous les services judiciaires.

1 - Direction/Administration/Gestion

1-1 Secrétariat

Ø Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Ø Organiser la documentation

Ø Diffuser et afficher l'information

Ø Dactylographier et mettre en page les documents

Ø Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil

Ø Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Ø Donner des renseignements d'ordre général

Ø Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

1-3 Classement et archivage

Ø Organiser et suivre le plan de classement du service

Ø Archiver les documents et les dossiers

2 - Droit/Procédure

2-1 Enregistrement des procédures

Ø Réceptionner les pièces de procédure

Ø Enregistrer dans les applicatifs métiers

Ø Mettre le dossier à la disposition des avocats

Ø Gérer la communication électronique des avocats

Ø Transmettre les dossiers aux services compétents

2-2 Réception et préparation des actes, de certificats de dépôts, de certificats de non-recours

2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences

Ø Etablir les avis, les convocations...

Ø Préparer les notifications des décisions

Ø Classer les pièces au dossier

2-4 Gestion des originaux et copies

Ø Classer les originaux au rang des minutes

Ø Apposer les mentions nécessaires sur les minutes

Ø Préparer la délivrance des copies

3 - Logistique / Fonctionnement

3-1 Accueil, information et renseignement

Nombre d'agents à encadrer :Sans objet

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale :Non

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) :Matériel informatique et bureautique indispensable à l'exercice des missions

Connaissances :
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautiques

Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord
Donner une information juridique ou procédurale
Maîtriser les techniques d'accueil
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir-être :
Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de polyvalence
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Afficher la suite
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :non

Offres de formation associées à votre prise de poste :Formation interne

Perspectives d'évolution professionnelle :Conforme aux règles statutaires