Assistant·e Administratif·ve Chargé·e du Secrétariat et du Courrier Coordonné H/F - Fonction publique de l'État

GROUPE RIFSEEP 1

Activités principales :
Assurer le secrétariat pour l'ensemble du service
Traiter le courrier coordination c'est à dire les parapheurs en provenance des services de l'Etat départementaux et régionaux présentés à la signature de la Préfète, du Secrétaire général et du Sous-préfet chargé de la politique de la ville. Il s'agit d'une relecture vigilante sur la bonne présentation des actes (arrêtés, convention,...), des courriers, dans le respect de la charte graphique ;
Gérer la commande et l'approvisionnement en fournitures du service

Veiller à l'archivage des dossiers avec mise à jour de la base de données
Dans le cadre de la démarche Quali-ATE, compléter et assurer le suivi des courriels dans le respect des engagements du référentiel;
Venir en appui, selon les urgences et besoins du service, aux autres agents dans l'exercice de leurs missions (courrier, préparation de dossiers, organisation de réunions notamment).

Activités du service :
Le service est composé de plusieurs pôles :
- Pôle animation interministérielle (préparation des dossiers CAR et pré-CAR, bilatérales DDI corps préfectoral, bureau du courrier)
- Pôle ingénierie territoriale (suivi du déploiement des dispositifs de l'ANCT, soutien du délégué territorial et ses adjoints de l'ANCT)
- Pôle performance (contrôle interne financier, animation et accompagnement au changement label qual-ATE, enquêtes usagers, contrôle de gestion, suivi des dispositifs de recueil)
- Pôle développement économique (négociation et suivi des conventions de revitalisation, suivi des comitologies liées au développement économique et à l'emploi présidé par le corps préfectoral, suivi du plan France relance)
Coordination interministérielle et mise en oeuvre des politiques publiques dans le département (développement économique, emploi, aménagement du territoire, affaires sanitaires et sociales, affaires culturelles); gestion du courrier, suivi et préparation des réunions du corps préfectoral à portée interministérielle, prise en charge de dossiers spécifiques à la discrétion du Secrétaire général.
Pour la section courrier : gestion du courrier réservé, réception, distribution, affranchissement et envoi du courrier; traitement des fax et mail (dans le respect du référentiel Quali-ATE) ; réception des actes légaux.
Composition et effectifs du service 13 agents (4A, 5B, 4C)
Liaisons hiérarchiques
Chef de service ou adjoint
Liaisons fonctionnelles
Secrétariats du corps préfectoral, autres services de la préfecture, directions départementales interministérielles, unités départementales des directions régionales, directions régionales.

Code(s) fiche de l'emploi-type :
Assistante de direction - ADM 004A

Compétences requises sur le poste :

Connaissances techniques :

- Connaitre l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences juridique : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser : niveau pratique requis
- Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- Savoir s'adapter : niveau pratique requis
- Savoir communiquer : niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis
- Sens de la pédagogie : niveau pratique requis
- Autonomie et sens de l'initiative : niveau pratique requis
- Rigueur et méthode : niveau pratique requis
- Réactivité : niveau pratique requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans