Gestionnaire de Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS

Le gestionnaire scolarité (H/F) assure plusieurs missions, en particulier pour les parcours dont il a la charge :

ACTIVITES :

Accueil/Information
- Accueillir, informer, orienter les étudiants,
- Accueillir, informer l'équipe pédagogique notamment les enseignants vacataires, les accompagner dans la compréhension du fonctionnement de la composante et l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité
- Assurer la diffusion d'informations auprès des étudiants et de l'équipe pédagogique
- Gérer les mises à jour des espaces numériques dédiés aux parcours de formation
- Participer aux événements institutionnels et aux temps forts de la vie de l'institut (cf. réunions de service, commissions, assemblées générales, soirée des vacataires, etc.)

Gestion de la scolarité
- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants, suivi des candidatures sur les logiciels dédiés (cf. Parcoursup, e-candidat, MonMaster, etc.)
- Gérer les dossiers des étudiants,
- Assurer le suivi des évaluations de stage en lien avec la cellule Insertion Professionnelle
- Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs
- Assurer le suivi des emplois du temps en lien avec les enseignants (notamment les responsables pédagogiques)
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité

Appui pédagogique et organisation des examens et des jurys
- Organiser les examens (planning, réservation des salles, information des étudiants)
- Collecter et saisir les notes dans APOGEE
- Préparation des PV d'examens et des jurys de diplômes

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
- Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée), à la gestion des emplois du temps (ADE).
- Avoir une bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d'admission préalables, les examens et les cursus d'études, les bourses et les stages.
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COMPETENCES OPERATIONNELLES
- Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation.
- Posséder une bonne expression orale et écrite.
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique.
- Savoir gérer la confidentialité des informations.
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités.
- Savoir respecter les calendriers.

SAVOIR ETRE
- Savoir travailler en autonomie et en équipe.
- Avoir le sens du contact et un bon relationnel.
- Être capable de s'adapter aux différents interlocuteurs.
- Être polyvalent.
- Être réactif et procréatif