Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

CDD 3 ans renouvelable pour les agents contractuels

MISSIONS

Les missions de l'assistant.e de Direction sont d'épauler la direction de la DGD formation.
Il/Elle a un rôle d'organisation des différents réunions nécessaires à l'activité et il/ elle assure l'interface entre les différentes directions de la DGD, les autres services de l'université et les vices-présidents.
Il/Elle est également en appui sur la préparation de dossiers techniques en lien avec les thématiques de formation.
L'assistant.e de Direction a également en charge le suivi RH et financier de la DGD.

ACTIVITÉS
- Organiser les différentes réunions nécessaires à l'activité : élaboration et communication des ordres du jour, préparation des supports de présentation, rédaction des relevés de décision et des comptes rendus
- Tenir l'agenda de la direction générale déléguée à la formation et rappeler les différentes échéances
- Dans le domaine des ressources humaines, en tant que référent RH, coordonner les campagnes d'avancement, suivre les demandes de recrutement, informer les directions sur lactualité RH, élaborer les plannings
- Dans le domaine financier, assister la DGD dans la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs, assurer le suivi de l'exécution budgétaire de la DGD, être en appui aux directions sur toute question relevant de la gestion financière
- Dans le domaine de la communication, participer au réseau communication de la DGD, mettre à jour les contenus des informations de l'ENT, en lien avec les directions et coordonner la publication dans la lettre d'information de l'établissement des informations relatives à l'actualité de la DGD
- Contribuer à la démarche qualité de la DGD en rédigeant des procédures et en contribuant à l'analyse des risques liés à l'activité
- Être en appui sur toutes les questions relevant de l'activité de la DGD en collectant des données, rédigeant des notes et en assurant le suivi des décisions prises

Pics d'activité ponctuelles nécessitant de la disponibilité

Connaissances de l'enseignement supérieur et du fonctionnement d'un établissement public
Maîtrise des règles de gestion de ressources humaines et de gestion financière
Maîtrise des techniques de gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques
Idéalement, connaissance du domaine de la formation

Savoir gérer les priorités et travailler en anticipation
Savoir organiser son travail et respecter les échéances
Savoir rédiger des documents administratifs, des notes, des courriers et des procédures
Élaborer des tableaux de bord
Utiliser les techniques de classement et d'archivage
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Être force de proposition
Afficher la suite
Discrétion et sens de la confidentialité
Disponibilité
Dynamisme et réactivité
Fiabilité
Rigueur et sérieux
Sens relationnel
Adaptabilité
Sens du service public

Bac +2 minimum pour les agents contractuels
Formation en gestion administrative
expérience dans le secteur public souhaitée