Secrétaire H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

En tant que secrétaire du département des affaires techniques, vos missions sont les suivantes :
- Assurer les contacts téléphoniques et la gestion courrier.
- Faire le lien avec les équipes concernées afin de rédiger les demandes de réalisation de travaux techniques et maintenances, multimédia, informatique.
- Assister le chef de département et être en relation avec les fournisseurs, suivre et classer les devis et commandes qui leur sont confiées.
- Informer le service sécurité des visites de personnes extérieures à l'école.
- Communiquer et suivre les commandes de prestation auprès des titulaires des marchés de restauration et nettoyage de site central.
- Effectuer la gestion du parc véhicule et centraliser les informations pour communication à l'administration centrale.
- Gérer les commandes validées par la hiérarchie et les suivre, en collaboration avec l'équipe du Département des Affaires Financières, de leur demande initiale jusqu'à la validation du service fait permettant les mises en paiement.
- Participer en collaboration avec la cellule communication à la conception des événements, et à leur bon déroulement.

- Diplomatie, courtoisie, discrétion. Un très bon relationnel est exigé.
- Rigueur
- Autonomie, réactivité
- Capacité d'organisation, savoir prioriser les tâches
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook et Excel
- Connaissances des logiciels métiers Harmonie et Chorus