Assistant en Gestion Administrative et Financière H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
- Faire le suivi et l'analyse des dépenses
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Diriger et animer une équipe et la mobiliser sur des objectifs de service (y compris des agents d'entretien)
- Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Organiser des réunions d'équipe et faire des comptes rendus
- Réaliser les entretiens d'évaluation professionnelle et accompagner les agents sur leurs dossiers d'avancement

Contribuer à la gestion administrative de la faculté

Vous assurez la circulation de l'information au sein de la faculté

Vous préparez les conventions de partenariats avec les enseignants porteurs du projet et la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) puis les soumettez aux instances pour vote

Vous contribuez au déploiement de la stratégie de la Faculté et assistez le directeur dans le traitement des dossiers (SGSE)

Vous préparez les séances du Conseil de Faculté, établissez les comptes-rendus et assurez l'interface avec le Conseil de Collège ainsi que le service dédié à la gestion des cursus

Vous assurez le suivi des affaires statutaires et réglementaires

Vous êtes le point de contact du Pôle Patrimoine et Environnement pour le suivi des interventions de maintenance et des travaux, pour la sécurisation des locaux et pour la gestion des personnels d'entretien (GPUC)

Vous assurez ou contribuez à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Contribuer à la gestion financière de la faculté

Vous faites les engagements juridiques et les services faits (GFC)

Vous préparez le dialogue de gestion, participez à la construction du budget, contrôlez son exécution et assurez le suivi de la consommation des dépenses et des recettes

Vous participez à l'élaboration du budget de l'UF en lien étroit avec la direction de la faculté et la direction du Collège et saisissez les maquettes dans l'outil métier GFC

Vous suivez l'exécution du budget (en dépenses et en recettes) sur Business Object en lien avec la référente finance du Collège

Assurer le suivi des activités pédagogiques et de scolarité

Vous coordonnez les activités des secrétaires pédagogiques (utilisation d'APOGEE)

Vous encadrez la préparation des examens, en lien avec le service Scolarité et le service PHASE

Vous participez au groupe de pilotage de l'Offre de Formation

Titulaire d'une Licence ou Bac +3 à minima, vous avez une expérience réussie dans la gestion administrative et financière d'une structure publique?

De plus, vous :
- Maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et idéalement les outils GFC (Dépenses, Recettes, Budget, Missions), Business Objet.
- Connaissez les règles de la comptabilité publique
- Avez une appétence managériale avérée
- Détenez des qualités rédactionnelles, relationnelles et savez rendre compte.
- Êtes organisé, avez le sens du travail en équipe et savez travailler en autonomie avec prise d'initiative.

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