Responsable du Bureau Commande Pgf Santé H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'adjoint au Responsable du PGF Santé est chargé de coordonner les travaux des agents du bureau "commande" qui assurent notamment l'enregistrement des opérations de commandes et de service fait.
Il supervise également les travaux des agents disposant de droits SIFAC du secteur Santé, hors pôle.
Il apporte une assistance aux gestionnaires sur les dossiers complexes et assure le lien entre le PGF et le service facturier. Et s'occupe des interactions avec les fournisseurs.

Il centralise et traite :
- Le suivi des rejets de facture par l'AC
- Les opérations de nettoyages de flux
- Le suivi des biens destinés à sortir de l'inventaire.

Il peut participer le cas échéant à des groupes de travail transversaux afin d'apporter son expertise.
Il est également un référent en formation au sein du PGF Santé et le cas échéant formateur au sein de la DAF.
Il anime le bureau dont il est responsable et procède aux entretiens annuels d'évaluation des 8 agents concernés.
En tant qu'adjoint au responsable de PGF, il est amène à le suppléer tant au sein du pôle que vis à vis des autres structures et services.

Poste ouvrant droit à la prime de fonction financière.

Activités principales de l'agent :
- Encadrer et animer une équipe
- Contrôler la bonne application de la réglementation
- Concevoir et faire appliquer des procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable
- Procéder aux opérations d'engagement annuels si besoin
- Assurer le suivi des commandes engagées par le PGF Santé
- Alimenter les tableaux de bord d'indicateurs liés à l'activité
- Gérer les workflows et les rejets de ses gestionnaires
- Participer au nettoyage des flux

Compétences attendues :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
- Savoir rédiger (courriers, mails, compte-rendus...) et communiquer

Connaissances :
- Connaissance des outils informatiques (Excel)
- Connaissance de l'outil SIFAC serait un plus
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des universités en particulier
- Connaissance des règles et procédures applicables au domaine de la gestion financière
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Savoir être :
- Autonomie et sens des initiatives
- Sens aigu de la confidentialité
- Aptitudes relationnelles - Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux