Assistant de Direction des Actions à la Population - Noisy·le-Grand H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur des actions à la population, vous assurez l'organisation permanente de la Direction. Vous êtes également référente qualivilles.

Sous l'autorité fonctionnelle du Directeur :
o Gérer l'agenda du Directeur et du Chef de service (organisation des réunions, des déplacements, téléphone...)
o Gérer les fournitures de la Direction (suivi des stocks, gestion des commandes, classement, distribution)
o Superviser la gestion des plannings et le temps de travail des agents
o Préparer les documents de gestion administrative et financière de la Direction (bons de commande, suivi factures, préparation BP, BS, virements, suivi des demandes de la direction des ressources humaines)
o Rédiger des projets de courriers, notes d'informations, comptes-rendus de réunion
o Faciliter la transmission d'informations au sein de la Direction.
o Gérer les statistiques nécessaires à l'activité du service population (élaboration de tableaux de bord et suivi/analyse des résultats/ bilan d'activité : revue des projets),
o Assurer la logistique administrative et financière inhérente aux élections
o Préparer et coordonner le recensement de la population.
o Concourir au suivi des indicateurs du label QUALIVILLES pour la Commune.
o Contribuer à la tenue de régies de recettes
o Extraire et transmettre à la Direction de la communication les listes d'état civil (naissances, mariages, décès)
o Concourir à l'ouverture et à la clôture des registres d'état civil

Connaissances et compétences
? Maîtrise exigée des logiciels bureautiques sur des applications avancées (base de données, tableaux croisés dynamiques, présentation de documents) - CIRIL (élections et finances); ACROPOLYS, INCOVAR
? Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative en collectivité
? Maîtrise de la gestion de plannings
? Comptabilité publique
? Capacités rédactionnelles - relecture (note, compte rendu)
? Environnement territorial : notions d'état civil et d'accueil des usagers, droit de la famille et électoral

Aptitudes
? Dynamisme, force de proposition, créativité
? Organisation, rigueur
? Adaptabilité, qualités relationnelles et sens du travail en équipe
? Discrétion professionnelle et confidentialité