Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Aix Marseille Université

Le gestionnaire administratif et pédagogique a pour mission principale le suivi courant des formations proposées par l'ILF. Placé sous l'autorité de la directrice de l'Institut, il travaille au sein d'une équipe de 3 agents, et joue le rôle d'interlocuteur principal pour le public interne et externe de l'Institut.

Activités principales :

Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers (étudiants, doctorants...)
Gérer le courrier et la messagerie
Diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations
Participer à l'organisation logistique et matérielle des manifestations scientifiques de l'ILF et I'UMR DICE (colloques, journées d'étude, séminaires, conférences...)
Assurer le suivi des activités de scolarité des étudiants (candidatures, emploi du temps...)
Participer à l'organisation des examens
Assurer le suivi des enseignants vacataires (dossier de recrutement, service fait, suivi des heures...)
Préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs en lien avec la gestionnaire financière
Assurer le suivi des conventions de stage
Saisie et mise à jour de données
Editer transmettre des documents
Classer et archiver des documents

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée
Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...)
Outils bureautique (Word, Excel, internet...)
Etre à l'aise avec les plateformes de gestion dématérialisée et outils informatiques

Compétences métier :

Maîtrise des techniques de gestion administrative
Savoir organiser le classement et la conservation de documents et informations
Savoir respecter les procédures administratives et règlementaire
Savoir rendre compte
Savoir saisir et mettre à jour des données
Afficher la suite
Compétences comportementales :

Rigueur, Maîtrise de soi et sens du service public
Efficacité
Autonomie
Qualités relationnelles indispensables : savoir s'adapter aux publics (étudiants, partenaires, enseignants, entreprises...)
Disponibilité et confidentialité
Savoir gérer les urgences