Assistant d'École Doctorale H/F - Aix Marseille Université

Activités principales :
Gestion administrative :
Accueillir, renseigner et accompagner les doctorants et directeurs de thèse. Assurer le relai auprès des laboratoires sur toutes les questions relatives au doctorat,
Réceptionner, vérifier et préparer la signature du directeur / de la directrice d'ED sur les dossiers (inscriptions, réinscriptions, demandes de soutenances de thèses, co-directions, dispenses de master, césure, etc.). Si un cas particulier ou un problème est détecté, le directeur / la directrice de l'ED est immédiatement saisi-e,
Suivre les inscriptions pédagogiques des doctorants primo-entrants dans ADUM (validation des fiches, modifications, etc.),
Monter, en lien avec la DFD et la DRI les dossiers de thèses en cotutelle,
Suivre les conventions individuelles de formation,
Préparer les bureaux et conseils de l'ED : préparation des ordres du jour, convocations, préparation et suivi des dossiers, rédaction de compte-rendu (invité-e permanent-e du conseil de l'ED) Vérifier les conventions de codirection,
Organiser et suivre les campagnes de recrutement et d'aide à la mobilité pour les doctorants,
Organiser des réunions de médiation dans le cadre du suivi des doctorants,
Assurer un premier niveau de détection des problèmes rencontrés avec les doctorants et alerter le directeur / la directrice en conséquence,
Produire divers indicateurs liés à la formation doctorale, contribuer à la rédaction de dossiers particuliers (contrat quinquennal, etc.),
Assister le directeur / la directrice d'ED : organisation de réunions, de déplacements, réservations diverses, etc.
Formation :
Organiser et suivre les formations disciplinaires proposées par l'ED, gérer l'aspect paiement des intervenants,
Valider avec le directeur / la directrice de l'ED les formations suivies à l'extérieur par les doctorants.
Communication :
Assurer une veille des actualités liées à l'ED,
Diffuser l'information aux doctorants, aux unités de recherche, aux directeurs de thèses via ADUM, la messagerie et le site web de l'ED,
Participer à la rédaction de supports de communication (plaquette, newsletter, guide du doctorant, affiche, etc.),
Assurer la gestion du site web de l'ED.

Gestion financière :
Exécuter le budget en dépenses et frais de missions (gestionnaire polyvalent-e SI FAC)
Participer à la répartition des dépenses et des DBM auprès de la direction Assurer le suivi des dépenses
Négocier avec les prestataires de service, fournisseurs

Missions annexes :
Participation à l'organisation d'événements :
Journée de rentrée de l'ED, journées scientifiques (rédaction de l'information, organisation logistique, etc.).

Enquêtes insertion :
Répondre aux enquêtes ministérielles (SIREDO) et autres (Collège doctoral, RNCD, ministère), Faire le suivi, mettre à jour la base ADUM sur l'insertion.
Faire le lien avec :
Les doctorants, directeurs de thèses, unités de recherche, responsables de masters,
La Direction de la formation doctorale (DFD),
Les autr

Connaissance, savoir :

Connaissance du milieu universitaire, du système d'enseignement supérieur français et plus particulière de la formation doctorale,
Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements,
Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative, Connaissances de la gestion budgétaire et comptable,
Anglais courant nécessaire (plus particulièrement à l'écrit), pour le suivi des étudiants d'origine étrangère.
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Savoir-faire :

Maîtriser les logiciels spécifiques et des sites particuliers à la fonction (interface Sifac, ADUM - plateforme de gestion des doctorants-, SIREDO) Maîtriser le Pack Office (Excel, Word, etc.),
Travailler de façon transverse, afin d'être une interface efficace avec les laboratoires, équipes de recherche du périmètre de l'ED et les différents services centraux de l'université et des établissements de tutelle,
Savoir élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse, Avoir des qualités d'expression écrite et orale,
Elaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens,
Partager l'information, expliquer et faire appliquer les textes réglementaires et les procédures.

Savoir-être :

Rigueur,
Sens de l'organisation,
Dynamisme et réactivité,
Très bonnes capacités relationnelles
Capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres assistant-e-s d'ED et les gestionnaires de scolarités doctorales
Sens de la diplomatie, respect de la confidentialité Autonomie,
Capacité de discernement et sens des initiatives dans l'exercice des attributions, Capacité d'adaptation et 01 valence nécessaire.