Université Lyon 1 - Agent d'Accueil Ibcp H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Les missions confiées à la personne recrutée vont bien au-delà d'un simple accueil physique ou téléphonique. Elles englobent également la supervision et le contrôle de certains prestataires externes (notamment l'entreprise chargée du ménage), ainsi que la gestion d'un magasin commun, destiné à optimiser les achats mutualisés des unités hébergées. Cette gestion inclut le suivi de l'inventaire, la passation des commandes, et la gestion des refacturations.

Activités principales :
- Organiser et assurer la gestion de l'accueil (visiteurs, livreurs, etc.) ; recruter, former et encadrer des agents en CDD lors des absences (notamment pendant les congés).
- Organiser et gérer un magasin commun (achats mutualisés de consommables pour les activités de recherche) ; gérer l'enveloppe budgétaire dédiée à cette activité (commandes et refacturations).
- Contrôler le service fait de plusieurs prestataires ou sous-traitants (ménage, nettoyage des blouses, entretien des espaces verts, etc.).
- Assurer le suivi mensuel de plusieurs services faisant l'objet d'une refacturation aux utilisateurs finaux.
- Assumer la responsabilité de premier niveau en cas de déclenchement d'alarmes (incendie, évacuation, alarmes techniques, etc.).
- Veiller au respect et à l'application des règles d'hygiène et de sécurité au travail, en particulier celles liées au transport de matières dangereuses.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
- Suite logiciel Office
- Outils de gestion du CNRS (Gestlab, Webcontrat, nautilus...)
- Outils intranet de l'UCBL et du CNRS (notamment RH)

Les missions confiées étant variées et transversales (accueil physique, gestion des livraisons, contrôle de prestataires externes, gestion autonome d'un magasin incluant le suivi financier, etc.), le profil recherché doit conjuguer des compétences à la fois administratives et opérationnelles.

Sur le plan administratif, la personne devra assurer le suivi des prestataires, la gestion du magasin mutualisé (y compris la dimension budgétaire) et l'application de procédures spécifiques (notamment celles liées à la zone à régime restrictif - ZRR).
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Sur le plan opérationnel, elle sera impliquée dans les activités d'accueil, ainsi que dans l'application et le respect des règles d'hygiène et de sécurité.