Assistant Assistante Métier - 1-0007140 H/F - Caisse des dépôts groupe

Missions et activités principales
Au sein du secrétariat général, vous aurez pour missions :

D'assurer l'ensemble du secrétariat et plus particulièrement les activités logistiques
Garantir le bon fonctionnement de l'activité administrative au sein de la DR et assurer le suivi complet des dossiers
D'assurer une circulation fiable de l'information
De jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes

ACTIVITES PRINCIPALES

Logistique

Accueil, relations, négociations et suivi des contrats passés avec les prestataires
Gestion des demandes de maintenance / réparation et des interventions auprès des prestataires
Gestion de la relation avec le gestionnaire de l'immeuble et le syndic de copropriété
Gestion des relations avec les services du DOT (flotte automobile, direction de l'immobilier)
Gestion des véhicules de service, notamment en les emmenant au garage pour les révisions et/ou réparations,
Suivi et commande de fournitures, papier, matériel sanitaire, petits meubles, café, eau
Gestion des commandes de plateaux repas, buffets, accueils café dans le cadre de réunions externes et/ou internes
Gestion des badges d'accès aux locaux
Assurerez, en tant que de besoin, back up du poste d'assistante budgétaire et correspondante informatique
Suivi des différents sujets sur le site de Nice et s'y rendre autant que de besoin pour appui aux équipes

Secrétariat

Accueillir les interlocuteurs, orienter les appels, transmettre et assurer le suivi des messages téléphoniques et courriels
Enregistrement du courrier arrivée et départ pour l'ensemble de la DR
Diffusion des directives et la remontée d'informations
Tenue de l'agenda, organisation de réunions et événements (réservation de salles, suivi logistique, suivi des confirmations de présence, accueil des participants, commande et suivi des prestations café/buffet/repas) et des déplacements des membres de la Direction du développement commercial et territorial et de la Direction de l'Appui au Développement
Mise en forme, rédaction et/ou relecture-corrections de documents et notes (Word, Excel, Power point), préparation et suivi de circulation de parapheurs, constitution de dossier de travail et recherches documentaires...
Classement et l'organisation de la documentation
En tant que de besoin, organiser les déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels...) et prend en charge les formalités administratives afférentes

Assistance commerciale en back up

Accompagnement de la dimension commerciale associée au traitement des dossiers : prises de rendez-vous pour les collaborateurs de la direction du développement commercial et territorial ainsi que pour ceux de la direction de l'appui au développement, orientation des demandes, relation téléphonique et courriers, renseignements sur l'éligibilité des projets et sur l'évolution du traitement des affaires
Gestion des flux d'information dans les systèmes d'information

Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Connaissances

Bonne connaissance du groupe CDC, de l'offre globale de la Banque des Territoires (investisseur, prêteur, bancaire, ingénierie territoriale), des missions exercées en Direction Régionale et des politiques publiques locales des missions de la Banque des Territoires exercées en directions régionales.
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Compétences

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams...) et applicatifs métiers spécifiques (exemples : Lagon, D'Clic...)
Sens de l'organisation personnelle et collective, souci du reporting
Bonnes capacités à prioriser, à traiter des dossiers avec la contrainte du temps et à gérer plusieurs dossiers en même temps
Capacité à travailler en équipe, en collectif et en réseau pluridisciplinaire

Savoirs-être

Discrétion
Rigueur
Aisance relationnelle, diplomatie
Qualités d'expression écrite et orale