Pref38- Assistant au Sein du Secrétariat Mutualisé H/F - Fonction publique de l'État

GROUPE RIFSEEP 1
Vos activités principales

Au sein de l'équipe du secrétariat mutualisé du Secrétariat général et de la Mission de coordination interministérielle, et sous l'autorité fonctionnelle de l'assistante coordinatrice, vous exercerez les missions suivantes :

Assister la directrice et les 7 chargés de mission pour le suivi du courrier, la préparation et l'impression des dossiers du corps préfectoral;
Organisation et préparation des réunions et des déplacements;
Enregistrement du courrier arrivée/départ, diffusion et classement
Assurer l'accueil physique (notamment des réunions) et téléphonique;
Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
Mise en forme et valorisation des supports écrits ou de présentation;
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
Gérer les frais de déplacements des délégués du Préfet et des agents de la MCI.

Votre environnement professionnel

Activités du service
Conduire l'animation interministérielle des politiques publiques permettant de garantir la cohérence de l'action administrative de l'État dans le département
Préparer les arbitrages de M. le Préfet
Assurer un suivi et une coordination des interventions sur les dossiers sensibles

Composition et effectifs du service
Une directrice, 7 chargés de mission, un.e assistant.e

Liaisons hiérarchiques
Directrice de la mission de coordination interministérielle.

Liaisons fonctionnelles
Sous-préfets, directeurs des Directions départementales Interministérielles et adjoints, directeurs de Préfecture, chefs des services de l'Etat, SGAR, autres services économiques du département...

Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel : administratif, institutionnel, politique
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Techniques de secrétariat
Savoir-faire :
Savoir s'organiser
Savoir prioriser
Avoir l'esprit de synthèse
Savoir travailler en équipe
/ niveau expert - requis

Savoir-être :
Réactivité Sens de l'organisation Faire preuve de discrétion Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis

Autres : Précision, rigueur, organisation