Assistant de Formation H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales
- Accueillir physiquement et recueillir les demandes téléphonique (stagiaires, salariés, demandeurs d'emploi, entreprises et prescripteurs) ;
- Renseigner et orienter les prescripteurs (pôle emploi, mission locale) sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation ;
- Traiter les demandes avec le.la conseiller.ère en formation professionnelle, le. la coordonnatrice (devis, envoi de mail...) ;
- Préparer les réunions d'informations collectives ;
- Préparer le dossier d'accueil.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
- Accueillir et informer les stagiaires, les clients internes ou externes
- Constituer les dossiers administratifs
- Saisir les données dans Progré (création actions, séquences, saisie des stagiaires, clients, convention...), dans YPAREO, dans la plateforme dédiée à la gestion des assistant(e)s maternel(le)s
- Suivre les présences, vérifier les heures et traiter les dossiers de rémunérations
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d'accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences...)
- Préparer les attestations, recueillir les évaluations de satisfactions

Compétences requises :

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation continue (EOS, ROMEO, KAIROS, AROFE, Progrès, YPAREO...) messagerie électronique, internet.
- Maîtriser l'environnement de la formation continue, le cahier des charges des marchés HSP et le cahier des charges du Conseil Départemental 64.

Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :
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- Avoir l'esprit d'initiative, être autonome
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte et communiquer
- Maîtriser les méthodes administratives
- Savoir gérer son temps et les priorités