Assistant·e de Direction H/F - La Rochelle Université

Vos missions

Assurer un appui à l'équipe de direction dans la gestion administrative et le suivi des dossiers
Assurer la gestion et le suivi des dossiers ayant trait aux personnels BIATSS et enseignants, au niveau individuel et collectif, être le point d'entrée de la DRRH pour la composante et le/la référent·e RH
Assurer la gestion et le suivi des dossiers liés à la santé et la sécurité au travail en lien avec les activités des personnels BIATSS
Coordonner l'organisation d'actions de communication : promotion de l'offre de formation, relations publiques, colloques, réceptions et manifestations, être le/la référent·e communication de la composante.
Assurer le secrétariat des instances de la composante : réunions des comités de direction, commissions et conseil d'orientation.

Vos activités principales

Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives et de gestion du personnel
Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire : campagne d'emplois, recrutements, gestion des carrières pour les personnels rattachés au Collégium
Coordonner les aspects logistiques de la structure et de la communication en lien fonctionnel avec les service dédiés (JPO, conférences, réunions, séminaires, colloques...)
Assurer l'encadrement fonctionnel d'un opérateur d'accueil et de logistique
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires internes et externes
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
Assurer, le cas échéant, l'encadrement fonctionnel des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
Rédiger les compte-rendu des commissions
Saisir, mettre en forme des documents (courriers, rapports, certificats administratifs), et les diffuser
Gérer le·s agenda·s et contrôler les échéances
Contribuer à la mise en oeuvre d'une démarche d'amélioration continue

Comment candidater?
Votre dossier doit impérativement comprendre :

lettre de motivation
curriculum vitae détaillé
copie du diplôme le plus élevé
compte-rendu des 2 derniers entretiens professionnels individuels annuels (fonctionnaires uniquement)

Ce dossier est à déposer sur l'application dédiée en cliquant ici (Référence du poste : COLLEGIUM/ASSISDIREC/MARS2025)

AUCUN DOSSIER INCOMPLET OU ENVOYÉ PAR MAIL NE SERA ÉTUDIÉ

Compétences
Compétences opérationnelles

Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Travailler en équipe et en réseau
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Élaborer des éléments de langage
Conduire des entretiens
Concevoir des tableaux de bord
Rédiger des rapports ou des documents
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Encadrer / Accompagner des individus
Afficher la suite
Compétences comportementales

Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation
Rigueur /fiabilité
Réactivité
Sens relationnel
Capacité d'adaptation aux situations et aux personnes

Connaissances
Objectifs et projets de l'établissement
Organisation de l'enseignement supérieur
Environnement et réseaux professionnels
Connaissance générale en gestion des ressources humaines
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication