Aide-Comptable H/F - Intervalle Interim

Dans le cadre de son développement, INTERVALLE INTERIM, Entreprise de travail temporaire d'insertion recherche un-e AIDE-COMPTABLE (H/F).
Placé-e sous l'autorité du Directeur, par délégation du Président :
Il/elle veille à mettre en oeuvre le suivi administratif et la facturation de l'association

* MISSIONS :
M1 : Réaliser le suivi administratif de l'activité :
- Créer les fiches salariés et déclarer leurs heures sur le site de l'ASP
- Transmettre les tableaux de déchets, de clause d'insertion
- Créer les fiches clients sur le logiciel
- Enregistrer et mettre à jour les plannings sur le progiciel
- Rédiger des courriers et courriels clients, fournisseurs.
- Organiser l'entretien et le suivi des véhicules

M2 : Réaliser la facturation de l'activité de l'association :
- Enregistrer les bons de travaux dans le logiciel
- Réaliser la création de contrats annuels
- Relancer les bons travaux non reçus
- Contrôler les BT reçus et faire corriger en cas de besoin
- Mettre à jour le tableau de suivi des bons de travaux
- Réaliser les factures et avoirs
- Déposer les factures sur Chorus
- Réaliser les relances
- Informer les déclarations de TVA
- Transmettre les informations au service comptable

M3 : Participer à l'organisation de l'activité de la production :
- Mettre à jour les documents de planification des travaux
- Participer aux commandes de produits et fournitures
- Transmettre les informations aux chefs d'équipe
- Alerter le Responsable quand un dysfonctionnement semble avéré
- Prendre contact avec les clients pour préparer les interventions (clefs, rendez-vous,.)
- Réaliser le suivi des absences à partir des informations des chefs d'équipe
- Prendre les rendez-vous à la Médecine du travail
- Mettre à jour les tableaux de modulation du temps de travail

* COMPETENCES :
ETRE CAPABLE DE :
1/ Gérer l'administratif
2/ Gérer la facturation
3/ Participer à la production

* CONNAISSANCES :
- Insertion : Connaissance confirmée des problématiques des personnes en insertion professionnelle
- Savoirs de base : Ecrire des courriers en respectant les règles d'orthographe et de grammaire / Réaliser les factures, les devis
- Connaître le réseau : Connaitre le réseau des partenaires, des institutions travaillant à l'insertion professionnelle / Connaissance des besoins des bailleurs, de leur fonctionnement.

* PROFIL :
- Rigueur : Pour assurer le suivi d'activité : classer, archiver
Pour assurer la facturation

- Collaboration : Avec la responsable et les chefs d'équipe
Avec les clients, fournisseurs, partenaires

- Ecoute, empathie : Pour favoriser la coopération interne : capacité d'écoute et réel sens de la coopération

- Orientation service ou client : Pour garantir la qualité de la relation avec les clients, les partenaires
Pour tenir ses engagements vis-à-vis à des clients
Pour assurer un échange de qualité
Pour tenir ses engagements vis-à-vis des clients

PRE-REQUIS :
- Maîtrise de la suite Office et des logiciels de gestion commerciale / Sens de la communication
- Déontologie ou secret professionnel : Confidentialité absolue car accès aux informations personnelles des salarié-e-s et à des clients

INTERVALLE INTERIM vous souhaite la bienvenue dans ses équipes !

Experience : 1 An(s) - Dans le placement/recrutement

Compétences : Logiciels comptables, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Codifier une facture, Codifier un titre, Codifier un mandat, WONETT Outlook Chorus Pro Excel Word PowerPoint

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.