Contractuel·le de Catégorie B - Service Immobilier - Service Adm.Interrégional Judiciaire H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

II - Description du poste :

Le pôle du patrimoine immobilier est composé d'une équipe de 4 personnes dont le responsable du service, RGB-PI.

Le contractuel de catégorie B assure le secrétariat du service immobilier et assure le suivi d'opérations immobilières simples. Il assure le secrétariat du RGBPI et des 2 techniciens immobiliers, assiste le responsable de la gestion du patrimoine immobilier et les deux techniciens immobiliers dans l'exercice de ses fonctions.

Missions génériques :

1. Secrétariat administratif :

Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail structurelle, du courrier arrivée-départ

Mise en forme et valorisation des supports écrits

Suivi précis des incidents sûreté signalés, des tableaux de suivi, transmission des fiches incidents complétées par le correspondant local sûreté, application des règles relatives à l'archivage et à la confidentialité.

Création d'outils administratifs (organigrammes, annuaires, modes opératoire, graphiques...)

Classement physique et informatique, mise à jour du tableau de suivi des différentes conventions

Actualisation des bases de données patrimoniales dans Antilope -Patrimmo

Mise en forme du rapport annuel d'activité

2. Assistance des techniciens immobiliers :

Suivi des marchés publics de contrôle réglementaire, et espaces verts

Suivi des vérifications périodiques relatives aux extincteurs, aux portiques de sûreté, aux tunnels à rayons X, aux défibrillateurs,

3. Gestion budgétaire :

Assistance au suivi budgétaire

Création des demandes d'achat dans chorus formulaire

Renseignement des services fait dans chorus formulaire

Suivi comptable des crédits d'investissements des opérations (AE et CP, engagement et paiement)

Synthèse des demandes budgétaires et mise en forme du rapport accompagnant les demandes budgétaires

Autocontrôle dans le cadre du contrôle interne financier

III - Compétences requises :

Savoirs

Outils bureautiques et de communication : Excel, PowerPoint, Word

Connaissances juridiques et immobilières souhaitées

Savoir-faire
Accueillir et prendre des messages téléphoniques

Enregistrer et classer des documents Saisir et mettre en forme les documents

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines

Esprit d'équipe

Être autonome
Afficher la suite
Être vigilant

Être réactif

Faire preuve de disponibilité

Faire preuve d'initiative

Savoir anticiper

Faire preuve de diplomatie