Assistant - Assistante ParticulierRe Aupres du Vice-President H/F - Conseil d'Etat

Affecté (e) au secrétariat particulier du Vice -président du Conseil d'Etat, le (la) titulaire du poste assurera, dans le cadre d'une organisation du travail en brigade, toutes les activités classiques d'un assistanat de direction expérimenté. Son activité se développera en particulier dans les domaines suivants :

1/ Pilotage de l'organisation générale de l'activité du vice-président : gestion et anticipation de l'agenda, organisation des réunions en présentiel et à distance, préparation des dossiers de réunions, gestion des déplacements.

2/ Accueil, information, mise en place et vérification des dispositions protocolaires : établissements des listes protocolaires et des plans de table, accueil physique et téléphonique, recherche de documents et d'informations, gestion des invitations, vérification des règles d'accueil et des mises en place, mise à jour du répertoire des contacts.

3/ Suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents. Suivi des abonnements presse et des documents officiels.

4/ Rédactionet mise en formede documents : courriers, notes, discours, interventions, accusés de réception, fiches et menus. Réalisation de plans de tables, chevalets.

5/ Suivi des affaires réservées du vice-président

Le (la) titulaire du poste devra faire preuve de :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à rendre compte
- De rapidité et de soin apporté aux travaux
- D'esprit d'initiative
- Rigueur
- Sens de la confidentialité
- Qualité d'anticipation
- Flexibilité
- Réactivité
- Aisance relationnelle

et savoir hiérarchiser les priorités et gérer les urgences