Gestionnaire Administratif du Personnel H/F - Chussel

MISSION
Traiter tout ou partie des éléments administratifs afférents au domaine de la protection sociale et du temps de travail, relatifs à la gestion des dossiers individuels du personnel.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :
- Information et conseil à des tiers (agents, cadres des services) dans son domaine d'activité
- Réception et traitement des demandes téléphoniques et/ou des messages électroniques

Gestion administrative et suivi spécifique relatif au domaine de la protection sociale :
- Application des règles, procédures relatives aux déclarations d'accident de service/Maladies professionnelles, CLM, CLD, MO
- Saisie et mise à jour des situations administratives des personnels (maladie, AT, maternité, paternité, CLM, CLD, autorisations d'absences.),
- Recueil/collecte et traitement des données ou informations spécifiques : enquête administrative, préparation et reproduction des documents et pièces réglementaires pour la constitution des dossiers AT/MP, CLM, CLD, IPP
- Envoi des dossiers aux administrations compétentes (CPAM, Conseil Médical)
- Suivi auprès du conseil médical de situations administratives spécifiques : rechutes, expertises médicales, maladie ordinaire > 6 mois, IPP.
- Rédaction de courriers et/ou attestations, archivage des courriers et documents administratifs.
- Production, édition et classement des décisions administratives.
- Tenue à jour des données : suivi des remboursements d'indemnités journalières, calcul et suivi des congés maternité et paternité.

Gestion du temps de travail :
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence exceptionnelles, contrôle des droits et recueil des pièces justificatives
- Conseil et support administratif du logiciel de temps de travail, clôture annuelle du temps de travail.
- Contrôle et gestion des droits à congés annuels, des CET et des autorisations d'absence en tenant compte de la réglementation applicable et du protocole interne.
- Suivi des autorisations d'absence syndicales : tenue à jour et suivi des compteurs de droits syndicaux.
- Traitement des demandes de décharge d'activité de service pour exercice d'un mandat syndical, réponse aux intéressés et responsables de service, édition des décisions.

Gestion administrative et suivi des temps partiels :
- Saisie et mise à jour des situations administratives des agents.
- Suivi et envoi des renouvellements de temps partiels.

Suivi statistique de l'activité d'absentéisme :
- Extraction de données.
- Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord.
- Traitement des informations relatives au bilan social.

Gestion et suivi du contrat de couverture des risques statutaires (frais médicaux) :
- Enregistrement des déclarations de frais médicaux sur la plateforme assureur.
- Suivi des remboursements.

Savoir-Faire requis :
- Expliquer aux agents les situations administratives relevant du domaine de l'absentéisme,
- Conseiller et orienter les personnes pour les questions relevant du domaine de l'absentéisme
- Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou informations
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d'activité
- Rédiger, mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation
- Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de communication
- Analyser les données et/ou informations

Connaissances particulières requises :
- Connaissances générales : Organisation et fonctionnement interne de l'établissement, classement et archivage, accueil téléphonique, droit de la fonction publique hospitalière, bureautique
- Connaissances détaillées : gestion administrative, logiciel dédié à la gestion administrative des personnels, droit de la protection sociale

Profil de formation recherché : : niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative

Experience : Débutant accepté

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.