Assistant·e Administratif·ve et Développement des Relations Entreprises H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS

1er volet :

Gestion administrative et financière d'un portefeuille de formations/ contrats en alternance et de professionnalisation (40 dossiers)

Facturation auprès des financeurs des contrats d'apprentissage et de professionnalisation de son périmètre

2nd volet :

Prospection, développement et suivi des relations avec les entreprises/employeurs

ADMINISTRATIF

Inscription et suivi administratif des alternants de son portefeuille
- Assurer les étapes de contractualisation avec les employeurs
- Enregistrer les informations dans la base de données FCA Manager
- Gérer les émargements, le suivi de l'assiduité (en lien avec les référents pédagogiques) et les ruptures de contrat

Suivi financier des contrats d'apprentissage de son portefeuille
- Mettre en place les CERFA et les conventions financières et pédagogiques
- Suivre l'enregistrement des contrats par les OPCO et réceptionner les prises en charge
- Transmettre les documents contractuels à la DFP/agence comptable
- Assurer une veille sur les plateformes OPCO et sur France compétences pour les NPEC
- Transmettre les factures aux OPCO

Préparation et suivi des budgets
- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels et des bilans financiers des formations en apprentissage
- Suivre la facturation des recettes sur FCA Manager

PROSPECTION ET DÉVELOPPEMENT DE PARTENARIATS
- Identifier et prospecter de nouvelles entreprises partenaires (publiques et privées)
- Promouvoir les formations en apprentissage auprès des entreprises et des collectivités
- Développer et animer un réseau de partenaires (entreprises, associations professionnelles)
- Négocier et formaliser des conventions de partenariat en lien avec la responsable du pôle, la directrice du service et le service partenariat de l'université
- Suivre et évaluer les actions de prospection

ACCUEIL ET INFORMATION
- Assurer l'accueil du public entrant de l'alternance (étudiant, personne en reprise d'études, employeur)
- Participer aux réunions d'informations des alternants et aux actions de promotions externes (salons, forums)
- Veille régulière sur la réglementation pour répondre aux cas particuliers
- Participer à la mise à jour ou à l'élaboration des supports du pôle
- Assurer un dialogue régulier avec les services administratifs et financiers en interne (scolarité, UFR, DFP)

Connaissances générales
- Organisation générale et fonctionnement de l'université, de l'offre de formation
- Réglementation et les aspects juridiques et techniques de la formation en alternance (apprentissage, professionnalisation, pro-A)
- Environnement de la formation professionnelle continue
- Règles et techniques de la comptabilité, des opérations budgétaires
- Maîtrise des notions de base en comptabilité publique

Compétences opérationnelles
Afficher la suite
- Savoir accueillir, orienter et conseiller les publics
- Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion financière
- Avoir une maîtrise opérationnelle de la structure budgétaire
- Savoir gérer des bases de données
- Techniques de prospection et de négociation
- Qualités relationnelles et sens de la communication

Compétences comportementales
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Savoir communiquer en interne et à l'interface avec les autres services centraux et composantes de l'Université
- Savoir adopter une posture commerciale/négociation/prospection
- Être à l'aise à l'oral
- Être force de proposition pour améliorer les circuits et procédures

Expérience significative souhaitée dans la gestion de l'apprentissage et le développement de partenariats.