ou un Référent des Relations avec les Publics et du Suivi Administratif Poste N°A-3701 H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction de la Culture et du Patrimoine a pour objectif de généraliser l'égal accès à l'éducation artistique et culturelle, et au patrimoine alsacien, dans une démarche inclusive.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique (tenue du standard) du public des Archives d'Alsace.
- Répondre aux demandes à distance des usagers (courriers/courriels).
- Assurer divers suivis administratifs (plannings, moyens généraux) et comptables.
- Concourir à l'accueil des publics et à la communication des documents au public en salle de lecture.

ACTIVITES PRINCIPALES

ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT DES USAGERS
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (tenue du standard des Archives d'Alsace) pour le site de Strasbourg.
- Inscrire les usagers dans la base de données des Archives.
- Renseigner et orienter les usagers sur place, par téléphone ou par correspondance.

SUIVIS ADMINISTRATIFS
- Assurer diverses tâches de suivi administratif au service des publics et des équipes : gestions de plannings et de moyens généraux.
- Suppléer le chef d'unité en accomplissant des actes comptables simples.

SALLE DE LECTURE (port de charge potentiel)
- En salle de lecture, assurer la communication des documents aux lecteurs dans le respect des procédures en place ; sensibiliser les lecteurs aux bonnes pratiques de manipulation des documents et leur donner le cas échéant le matériel adapté.
- Saisir, dans le logiciel de gestion des archives, les données sur la communication des documents.

ACTIVITES SECONDAIRES

ACTION CULTURELLE
- Participer à l'installation des manifestations culturelles et à la mise en place des expositions (installation des vitrines, accrochages)
- Accueil ou surveillance lors des manifestations culturelles (ponctuellement).

CONSERVATION PREVENTIVE
- Surveiller l'état sanitaire des documents et signaler les documents en mauvais état.
- Alerter en cas de repérage de dysfonctionnement climatique, de mauvais conditionnement, de documents en mauvais état ou manquants.

Savoirs
- Connaître les règles en matière d'accueil physique et téléphonique des publics
- Connaître les règles administratives permettant la gestion du courrier et l'accomplissement de tâches comptables simples
- Connaître les règles archivistiques de base, savoir à acquérir sur poste.
- Connaître la réglementation sur la communicabilité des documents, savoir à acquérir sur poste.
- Connaître les règles de base de la conservation préventive, de l'organisation du bâtiment et de son fonctionnement au regard de la conservation des documents, savoir à acquérir sur poste.
- Connaître l'outil informatique.

Savoir-faire
- Capacité à travailler en autonomie.
- Capacité à respecter des procédures et consignes.
- Capacité d'adaptation à des tâches variées.
- Savoir allier rapidité et travail précautionneux, y compris pour des travaux de longue haleine. Capacité d'organisation et de réactivité.
- Savoir faire remonter l'information et signaler les difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
- Savoir à qui et comment s'adresser dans le cadre de son travail, respecter la discipline de l'institution et les règles de sécurité.