Assistant Administratif - Orly H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché au directeur général adjoint du pôle Famille, Solidarité et Citoyenneté, vous assurerez l'assistance administrative et le secrétariat des directions du développement social et de l'autonomie.
Vous assisterez les directrices dans l'organisation dans le suivi des contrats, conventions, marchés publics et des budgets. Vous aiderez également à l'organisation des animations et manifestations.

Gestion administrative commune aux deux directions :
* Gestion des agendas des directrices
* Filtrage et transmission des appels et des accueils physiques, évaluation des urgences, orientation le cas échéant, prises de messages, enregistrement des courriers.)
* Préparation des réunions, (réservation de salle, de matériel, convocations, rédaction et diffusion des compte-rendu...)
* Rédaction de courriers courants, frappes de notes et/ou mise en forme des documents
* Participation à des réunions techniques, élaboration et diffusion des compte-rendu

Gestion administrative de la direction du développement social, spécifiquement :
* Rédaction des actes administratifs
* Suivi des marchés, des contrats et des conventions
* Tenue, classement et archivage des dossiers administratifs
* Traitement des données et capitalisation
* Elaboration et mise à jour des statistiques
* Saisie informatique des logiciels métiers (Maelis, Ciril, Millésime...)
* Suivi des échéanciers
* Suivi des impayés avec le Trésor Public et le service des Finances

Participation au suivi des budgets (ville, CCAS et ses annexes) :
* Saisie des engagements comptables, des documents de préparations budgétaires, des virements de crédits, bons de commandes, contrôle et suivi de la facturation et des recettes
* Préparation et mise à jour des régies (arrêtés de nomination, décisions ou délibérations en collaboration avec l'assistante de direction du pôle.

Participation à l'organisation, avec l'assistante de direction du Directeur Général Adjoint, des animations et des manifestations :
* V½ux aux seniors
* Semaine bleue,
* Thés dansants,
* Séjours et sorties,
* Colis aux seniors,
* Bourse de rentrée scolaire,
* Aide de fin d'année etc.

Savoirs / connaissances théoriques :
* Du fonctionnement des collectivités territoriales et d'un CCAS
* Des techniques de communication écrite (note, rapport, compte-rendu, etc.) et orale
* Maîtrise des technologies de l'information et de la communication
* De base de la comptabilité (M14 et M57)

Savoir-faire / savoirs techniques :
* De l'outil informatique (ord, Excel, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
* Des partenaires institutionnels
* Des règles éthiques et déontologiques liées aux missions confiées

Savoir être :
* De communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs,
* De rédiger des documents courants,
* De travailler en respectant les délais,
* D'organiser ses activités de manière autonome,
* De rendre compte de ses activités,
* De discrétion, d'adaptabilité, de disponibilité et de rigueur,
* De prendre des initiatives
* D'assurer la continuité de service

Parcours professionnel :
Formations : Bac à Bac +2
Expérience en collectivité territoriale appréciée et expérience significative dans le domaine administratif exigé.