Adjoint Administratif - Secrétariat - Accueil - Etat Civil - Commune de Saint Germain Laprade H/F - Fonction publique Territoriale

IDENTIFICATION DU POSTE :

* Catégorie : C
* Filière : administrative
* Cadre d'emploi : adjoint administratif
* Type de contrat : CDD de 3 mois pour remplacement, éventuellement renouvelable jusqu'au retour de l'agent absent
* Temps de travail : Idéalement temps plein, mais possibilité de temps partiel selon le profil du candidat
* Poste à pourvoir au plus vite

RELATIONS HIERARCHIQUES
* Maire et élus référents
* Directeur général des services
* Responsable du service moyens généraux

RELATIONS FONCTIONNELLES
* Elus
* Habitants de la commune
* Communauté d'agglomération et diverses instances départementales

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
* Sous l'autorité de la responsable du service moyens généraux

ENCADREMENT
* Néant

Les Missions :
a) Accueil public et téléphonique mairie :
* Accueil et orientation du public
* Standard téléphonique Mairie
* Enregistrement des courriers entrants et sortants
* Gestion courriels entrants boîte secrétariat
* Enregistrement et stockage des objets trouvés
* Gestion du parc clés mairie
* Réception, traitement et diffusion de l'information aux services et aux élus
* Gestion du stock fournitures administratives

b) Tâches administratives liées à la relation citoyenne :
* Enregistrement et suivi des actes d'état civil (naissance, mariage, décès...)
* Gestion funéraire (Enregistrement des concessions et rédaction des arrêtés...)
* Rédaction des autorisations d'inhumation et de travaux
* Clôture des registres état civil / Édition des tables décennales
* Gestion et suivi des élections / Enregistrement / Radiation
* Recensement citoyen
* Suivi des registres délibérations, arrêtés et décisions du Maire
* Rédaction des arrêtés administratifs (stationnement, débit de boissons, chiens catégorisés)
* Préparation et suivi des conseils municipaux (en appui)
* Transmission des actes au contrôle de légalité

Exigences spécifiques :
* Connaissances de la réglementation relative à l'établissement des actes de l'état civil
* Expérience solide exigée dans une commune à un poste similaire.
* Le candidat doit être immédiatement opérationnel, aucune formation ne sera dispensée.

Compétences en urbanisme :
* Des compétences en urbanisme dans une commune seraient un plus.
* Une candidature 100 % compétente en urbanisme mais pas en état civil peut aussi être étudiée.

Savoir-faire :
* Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale
* Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, traitement de textes et logiciel métier Berger Levrault, Word, Excel
* Bonne pratique de la dématérialisation (INSEE, Préfecture...)

Savoir-être :
* Devoir de réserve, confidentialité
* Qualités relationnelles
* Qualités organisationnelles
* Adaptabilité et disponibilité
* Capacité à travailler en réseau
* Autonome
* Sens de l'initiative