Assistant Administratif Chargé de la Cellule de Suivi de l'Exécution des Marchés H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Toulouse - 31
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de la commande publique et des affaires juridiques.
Il/elle assure les missions suivantes :
- Mise en oeuvre de l'outil d'assistance de la DCPAJ «HELP» pour le suivi des problèmes d'exécution des marchés en complément de actions initiales infructueuses menées par les Directeurs des Structures ou services (suivi, traitement de l'information et recherche de solutions...).
- Soutien des rédacteurs dans les opérations de mise en place des marchés.
- Selon les problématiques :
- Traitement pour apporter les mesures correctives avec le soutien interne des rédacteurs de marchés et avec les personnels des structures et services concernés. Saisine d'interlocuteurs extérieurs dans les démarches nécessaires.
- Être en capacité d'effectuer une restitution des problématiques rencontrées à des fins d'amélioration tant de l'exécution du marché avec le titulaire que du suivi de celle-ci en interne.
- Actualisation des documents de suivi (fiche opérationnelle notamment).
Il/elle assurera également, en collaboration avec l'assistante de la DCPAJ :
- Une liaison interne entre les bureaux de la DCPAJ et avec les divers services et structures de l'établissement ainsi qu'une liaison externe avec les interlocuteurs de la DCPAJ.
- La mise en forme des courriers, des notes, statistiques de la DCPAJ.
- Gestion des opérations de mise en place des marchés : enregistrement des offres dématérialisées, rejet des offres, notification... liées à la procédure de l'achat public dans le respect des délais réglementaires, en soutien des rédacteurs.
- Évolution(s) possible(s) :
- Formation en interne pour un soutien à la rédaction de contrats, marchés simples.
Le profil recherché
Qualités :
- Sens de l'écoute et du relationnel,
- Aptitude à travailler en équipe
- Compréhension, curiosité, analyse des situations,
- Être réactif(ve), disponible,
- Savoir prendre des initiatives (1ers renseignements),
- Bonne communication,
- Savoir synthétiser et restituer.
Compétences :
- Maîtriser des logiciels de bureautique Word, Excel, Power Point et de messagerie,
- Connaissance souhaitée de l'outil de publication des marchés PLACE,
- Savoir rédiger une note administrative ou courrier,
- Connaissances de l'organisation et du fonctionnement des Œuvres universitaires et plus largement de l'enseignement supérieur.