Assistant de Direction - Mairie de Lingolsheim H/F - Fonction publique Territoriale

Être l'interface entre le Maire et les interlocuteurs internes et externes.
Assurer la coordination et la gestion des agendas des élus et de la direction générale.
Réalisations de tâches administratives et rédactionnelles.

Activités principales

* Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
* Organiser, assurer le suivi de l'agenda du Maire et du DGS en gérant les priorités,
* Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
* Gérer et suivre le courrier, courriel de la direction et du Maire dans la GED : Traitement et référencement du courrier
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
* Préparer et suivre les séances du Conseil Municipal avec la Directrice Générale des Services
* Participation aux commissions, municipalité et rédaction des comptes rendus
* Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
* Transmettre les délibérations et arrêtés du Conseil Municipal au contrôle de légalité
* Contrôler les discours et courriers du maire et du DGS (style, orthographe, grammaire)
* Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique...)
* Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques, (arrêté...)
* Réceptionner, transmettre et suivre les demandes adressées au Maire
* Maintenir à jour le carnet d'adresses du maire
* Organiser le traitement et la diffusion des informations, suivi des demandes des habitants
* Mettre à jour et suivre les licences de taxi de Lingolsheim (changement de véhicule, de locataire, de propriétaire)
* Vente au déballage et suivi du marché : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation
* Renseigner, enregistrer les déclarations, transmettre au service EMS pour la taxe de séjour.
* En lien avec le service animation, organiser les cérémonies protocolaires et les inaugurations

Activités complémentaires

* Assurer la fonction de régisseur d'avances

Vous disposez d'une expérience confirmée sur des fonctions d'assistance de direction, maîtrisez les techniques d'accueil et de secrétariat ainsi que l'environnement des collectivités territoriales.
Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités et urgences.
Vous détenez des aptitudes rédactionnelles et relationnelles et appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Vous savez faire preuve d'initiatives, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de
vos fonctions.