Assistant Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités du poste

1. Accueil :

Assurer l'accueil des étudiants pour toute question liée à la pédagogie

Ouvrir les salles

Renfort sur la gestion des courriels sur les différentes boites mail (gea/gim/mlt)

2. Formation initiale :

Assiduité :
- Assurer le suivi régulier des absences des étudiants,
- Traiter les justificatifs d'absence
- Mettre à jour le tableau des absences
- Régulariser les signatures sur Sowesign

Hyperplanning :
- Mettre à jour des dossiers administratifs étudiants sur HyperPlanning
- Préparer les documents de charte + règlement intérieur + droit à l'image
- Faire signer les documents à tous les étudiants et déposer les documents dans HP
- Indiquer les salles lorsqu'elles n'y sont pas
- Envoyer un courriel aux enseignants le Jeudi / vendredi pour l'emploi du temps de la semaine à venir

3. Formation continue :

A la demande de la responsable, assurer la mise à jour des différents tableaux de suivi (facturation, suivi des contrats)

Transmettre toutes les absences concernant les alternants à la responsable

Télécharger les différents documents sur Sowesign

Compétences et connaissances requises

Savoir

· Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP

· Connaissance générale des règles liées à la scolarité, à la formation dans l'enseignement supérieur

· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

· Maîtrise des logiciels de gestion du domaine, des outils informatiques, des logiciels courants de bureautiques, de travail et de communication à distance.
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· Connaissance de la réglementation relative au tri et à la conservation des archives

Savoir-faire et être

· Travailler en équipe et en autonomie

· Planifier son activité, savoir anticiper

· Analyser et gérer les demandes d'information

· Disposer d'une aisance rédactionnelle

· Gérer la confidentialité des informations et des données

· Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode