Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions
- Accueillir les usagers (~160 par an) et les personnels enseignants permanents et les intervenants non permanents et extérieurs
au département (~60)
- Suivi du parcours des étudiants en BUT 1, BUT 2 et BUT 3 de leur entrée jusqu'au diplôme
- Suivi des inscriptions sur Parcoursup et e-candidat
- Gestion des plannings et des réservations de salles, réactivité face aux modifications
- Gestion des évaluations (recrutement des surveillants, préparation des épreuves (recueil des sujets, impression, vérification des calculatrices, gestion du nombre de surveillant par épreuve et des états d'heures, rattrapages, gestion des 1/3 temps)
- Gestion pédagogique (suivi des absences (justificatifs, envoi de recommandés) sur scodoc, affichage des emplois du temps, prêt d'ordinateur)
- Gestion pédagogique (organisation des pré-jurys, édition et transmission des bulletins, gestion des PV, mise en place des documents sur nextcloud)
- Mise en place des conventions de stage pour les stages de fin d'études (BUT2 & BUT3) sur Pstage et suivi des conventions
- Organisation des soutenances

Activités principales
- Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
- Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
- Organiser les examens, jurys, sélections
- Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
- Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité
- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement
- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)
- Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons
- Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)
- Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)
- Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
- Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Logiciels bureautiques courants
Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
Maquettes des formations
Etablissement et ses composantes
Procédures administratives et règlement des études

Savoir faire opérationnels

Travailler dans des délais contraints
Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Afficher la suite
Savoir faire comportementaux

Avoir le sens de l'accueil et du service public
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité
Travailler en équipe
Faire preuve d'impartialité
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances