Assistante d'Agence H/F - IDEX

Premier groupe français indépendant de services à l'énergie et à l'environnement, nous sommes présents sur l'ensemble de la chaîne de valeur énergétique. Notre ambition, décarboner les territoires au travers nos activités :

* La production d'énergie (usines de valorisation énergétique des déchets, méthaniseurs, centrales biomasse, géothermie, solaire...)
* La distribution d'énergie (réseaux de chaleur et de froid)
* Les services énergétiques (maintenance ou travaux d'efficacité énergétique, gestion multi-technique de bâtiments...)Dynamique et doté(e) d'un certain leadership naturel, vous contribue

Lieu : Esch sur Alzette Luxembourg

Type de contrat : CDI / Temps plein

Rattachement hiérarchique : Directeur

Missions principales :

En tant que Assistant(e) d'agence dans le domaine HVAC, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'entreprise.

Vos missions incluent :


Support aux équipes techniques et commerciales :


Préparation des dossiers de soumission et d'appels d'offres.

Assistance dans la planification et l'organisation des interventions techniques.

Gestion et suivi des commandes de matériel.


Gestion administrative :


Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, devis, factures, contrats...).

Classement et archivage des documents (papier et numérique).

Suivi et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs.


Accueil et communication :


Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires.

Gestion des emails et correspondances internes et externes.

Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.


Gestion RH et comptabilité (selon besoins) :


Suivi des pointages et absences du personnel.

Gestion des notes de frais et rapprochements bancaires.

Interface avec le service comptable et/ou social.

Profil recherché :


Formation en secrétariat, assistanat de gestion ou équivalent (Bac +2 minimum).

Expérience significative au Luxembourg en tant que secrétaire ou assistante, idéalement dans le secteur HVAC, BTP ou ingénierie, avec minima 5 à 7 années d'expérience dans la gestion administrative luxembourgeoise

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, ERP, CRM).

Bonne capacité rédactionnelle et orthographique en français (la maîtrise de l'anglais et/ou de l'allemand est un plus).

Organisation, rigueur et autonomie.

Aisance relationnelle et esprit d'équipe.

Dynamique et doté(e) d'un certain leadership naturel, vous contribuez naturellement à la cohésion et à l'esprit d'équipe.
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Vous êtes force de proposition, vous savez gérer vos priorités.

Ce poste est pour vous !