Assistant - Assistante de Direction - Ccas de la Ville de Quimper H/F - Fonction publique Territoriale

Le Centre Communal d'Action Sociale recrute un assistant/une assistante de direction au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité.

Missions du poste : Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO).

GESTION ADMINISTRATIVE :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
- Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
- Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus...),
- Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
- Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
- Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
- Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
- Gérer le planning des congés de la DGA,
- Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
- Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
- Gérer les fournitures administratives de la DGA.

COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
- Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
- Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
- Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
- Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires.

INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
- Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES PONCTUELLES :
- Aider ponctuellement à l'ouverture et à la répartition du courrier, GED courrier et navette courrier en mairie,
- Assurer ponctuellement le remplacement sur le poste d'accueil standard téléphonique du CCAS,
- Mettre en forme et transmettre les rapports au service Assemblées sous Gédelib,
- Aider ponctuellement les chargés de mission de la DGA et les directions de la DGA si nécessaire.

Profil recherché
Niveau d'expérience : confirmé

Compétences :
- Connaître le fonctionnement de la collectivité,
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales et plus particulièrement ESMS et CCAS,
- Connaître les procédures internes,
- Connaître les publics accueillis.

Savoir faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels appliqués aux activités,
- Maîtrises les techniques d'accueil physique et téléphonique,
- Maîtriser les techniques de rédaction et d'analyse, saisir tous types de documents (power point, Word, Excel...),
- Hiérarchiser les priorités et urgences,
- Organiser des réunions et manifestations,
- Rechercher l'information, la filtrer et la transmettre,
- Savoir alerter.

Savoir être :
- Qualités relationnelles, diplomatie, qualités d'écoute,
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation,
- Esprit d'initiative et autonomie,
- Confidentialité, discrétion,
- Polyvalence et disponibilité,
- Sens des priorités et capacité d'anticipation,
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique,
- Capacité d'adaptation au changement, à faire face à des situations d'urgence,
- Bonne résistance au stress.