Gestionnaire Administratif·ve H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Catégorie : C Corps : Adjoint technique principale (P2C)

Mission :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation doctorale ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :
- Gérer la procédure et le suivi des candidatures à l'Habilitation à diriger des recherches (HDR)
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les inscriptions administratives et les soutenances des HDR (environ 75/an)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
- Mise à jour de l'agenda électronique du Collège doctoral

Activités associées :
- Suivre la procédure et l'organisation des prix de thèses
- Suivre les propositions de jurys et les soutenances d'HDR en lien avec les écoles doctorales (ED) (75/an)
- Vérifier les informations administratives avant édition des diplômes
- Dépôt des manuscrits d'HDR et soutien aux ED pour le dépôt des manuscrits de thèse

Contact pour renseignements sur le poste :

Joëlle Hubé - responsable du Collège doctoral

Tél : **.**.**.**.** Mail : ****@****.**

a) Connaissances sur l'environnement professionnel
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement des universités
- Avoir une connaissance de la réglementation en matière de formation doctorale
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

b) Savoir-faire opérationnels
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Travailler en équipe
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans le domaine de gestion administrative
- Savoir appliquer les textes réglementaires
- Savoir planifier les activités
- Maîtriser les outils courants de la bureautique
- Savoir rendre compte
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, file Maker-Pro, Typo3...)
- Avoir des notions en langue étrangère, notamment l'anglais
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c) Savoir-faire comportementaux
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Travail en équipe
- Rigueur et conscience professionnelle
- Disponibilité, qualité d'écoute et sens du relationnel