Assistant·e de Direction - Ccas Petit Couronne H/F - Fonction publique Territoriale

Territoire dynamique à proximité de Rouen, la Ville de Petit-Couronne recherche pour son CCAS un ou une Assistant.e de Direction (F/H), emploi permanent.
Cadre d'emplois B - filière Administrative.

Au sein de la Direction des Solidarités, placé.e sous l'autorité du Directeur du CCAS, l'Assistant.e de Direction joue un véritable rôle de coordination afin de faciliter le quotidien du Directeur et fait le lien avec les différentes parties prenantes du pôle.

L'Assistant.e de Direction est la personne de confiance du Directeur, avec qui il ou elle travaille. Il ou elle facilite la circulation de l'information à l'égard des interlocuteurs internes et externes.

Encadrement du poste Secrétariat/Accueil :

- Encadrer l'agent d'accueil/secrétariat du CCAS ;
- Encadrer les stagiaires (emplois été, stagiaires écoles...).

Gestion administrative :

- Rédaction de courriers, mise en forme de notes et autres supports écrits en lien avec l'Assistante Sociale, la CESF et/ou le Directeur ;
- Rédaction de comptes rendus (CA du CCAS, Commissions Solidarité, réunions de service et réunions avec les partenaires...) ;
- Mise en forme de rapports d'activité en lien avec le Directeur ;
- Gestion du registre des délibérations annuelles, archivage des délibérations de la Commission Permanente du CCAS en lien avec l'Assistante Sociale, la CESF et le Directeur ;
- Enregistrement des délibérations dématérialisées en lien avec la Préfecture (contrôle de légalité) ;
- Préparation des documents supports pour les réunions avec les élus et/ou les partenaires ;
- Élaboration, enregistrement et suivi des demandes d'achat, bons de commandes pour la Direction ;
- Gestion et suivi des demandes transversales des différents services supports de la Ville en lien avec le Directeur ;
- Suivi de la gestion des congés des agents en lien avec le Directeur et enregistrement sur le site Ville (site Intranet) ;
- Polyvalence accueil de la Maison de la Solidarité "Myriam CANTAIS" (en cas d'absence de l'Agent d'Accueil).

Participer à la logistique :

- Assurer la commande de documentations et fournitures.

Spécificités du poste

Référent.e pour les manifestations organisées par la Direction :

- Participer à des manifestations organisées par le service ;
- Interlocuteur des différents partenaires pour le suivi ;
- Participer aux réunions de préparation et à la mise en ½uvre des actions (Noël du CCAS, Forums, Petit Déjeuner Solidaire...) ;
- Préparer la salle de manifestation et suivre la logistique nécessaire ;
- Assurer la préparation des repas et colis des Seniors.

Compétences professionnelles :

- Connaître les domaines d'intervention de la Direction des Solidarités ;
- Connaître l'organisation et le fonctionnement d'un CCAS ainsi que son environnement et les partenaires institutionnels ;
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint...) ;
- Savoir rédiger des courriers, des documents administratifs, des comptes rendus de réunion... ;
- Savoir restituer et transmettre les informations écrites et orales sous forme de synthèse ;
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives simples ;
- Savoir organiser et planifier ses activités (évènementielles ou autres).

Qualités relationnelles :

- Intelligence relationnelle, agilité d'esprit (réactivité) et capacité d'adaptation (pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements) - savoir écouter - être bienveillant.e - savoir s'adapter à des publics spécifiques ;
- Sens de la communication (pouvoir s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes aussi bien en interne qu'à l'externe du CCAS) ;
- Organisation, gestion des priorités et anticipation (pouvoir mener à bien ses missions d'Assistante de Direction et intervenir avec faciliter sur des dossiers transversaux) - savoir écouter - gérer les agendas ;
- Disponibilité (pouvoir assister aux différentes réunions y compris pour la gestion de situations imprévues et en soirées) ;
- Sens du service et discrétion (effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité et de loyauté liées à sa fonction).