Assistant·e du Pôle Médiations - Syndicat Mixte Gestion Parc Naturel Regional du Pilat H/F - Fonction publique Territoriale

Positionnement hiérarchique :
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle Médiations et de la chargée de communication (pour les missions qui sont liées).

Relations fonctionnelles :
L'agent est amené à être en relation avec tous les agents du Parc pour les thématiques qu'il est amené à traiter.

Cadre statutaire :
Cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux

Statut du poste au regard de la Charte du Parc :
Statutaire

- Contribution à la réalisation des actions de communication :
* PAO : Réalisation sous In Design, de documents de communication
* Apporter un appui à la chargée de communication dans la gestion de la présence du Parc sur les réseaux sociaux
* Appui à l'alimentation (dont mise à jour) des outils numériques (site internet, extranet...)

- Missions de secrétariat pour les agents du pôle médiations et plus largement pour l'ensemble des agents :
* Mise en forme courriers, bordereaux d'envoi, invitations
* Préparation de l'envoi de courriers
* Réalisation de copies, mises en forme documents (relieuse, plastifieuse)
* Vérification du nommage des fichiers
* Relecture et appui à la rédaction de comptes-rendus de réunions
* Réservation de salles
* Édition feuille d'émargement

- Gestion des archives :
* En charge de l'archivage et désarchivage
* appui à l'ensemble des agents

- Gestion de la base de données des contacts (Post Parc)
* mise à jour régulière de la base de données
* accompagnement à la prise en main de l'outil pour les nouveaux agents
* suivi des données en lien avec le délégué à la protection des données.

- Assistance du Groupe Projet pour la révision de la charte
* Gestion de la logistique pour les réunions de concertation
* Prise de note et rédaction de compte-rendu,
* Mise en forme et suivi des documents

- Appui à la gestion administrative dans les procédures de marchés publics :
* Réception des plis
* Préparation des rapports d'ouverture des plis
* Préparation des courriers de notification du marché
* Mise en place de tableaux de suivi des marchés publics

- Accueil téléphonique (en soutien ou en l'absence de l'assistante en charge de cette mission) :
* Renseignements/prise de rendez-vous pour la mission architecture-urbanisme

- Accueil physique (en soutien ou en l'absence de l'assistante en charge de cette mission) :
* Renseignement direct
* Gestion du service Photocopies pour quelques associations du territoire
* Prise de messages
* Accompagnement aux salles de réunion
* Réception des livraisons (en l'absence des responsables)

- Courrier (en soutien ou en l'absence de l'assistante en charge de cette mission) :
* Affranchissement courrier départ
* Enregistrement courrier arrivé
* Secrétariat des architectes en l'absence de l'assistante en charge de cette mission.

Compétences nécessaires :
* PAO
* Gestion des outils de communication
* Fonctionnement du standard téléphonique
* Accueil du public
* Rédaction et mise en forme de courriers
* Maîtrise de logiciels bureautiques
* Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales

Savoir-être :
* Qualité d'écoute et de dialogue
* Qualités relationnelles
* Rigueur et sens de l'organisation
* Discrétion et confidentialité
* Polyvalence