Assistant·e de Direction - Commune de Clermont Ferrand H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché.e à la Directrice des Finances et Conseil de Gestion, vous apportez une aide en termes d'organisation, de gestion, d'information et de communication nécessaire au bon fonctionnement de la Direction. Vous assurez l'interface avec les différentes directions et les partenaires externes.

A ce titre :
Vous assurez un rôle de facilitateur.rice auprès de la directrice :
- Organisation et gestion de l'agenda : programmation des réunions et prises de rendez-vous;
- Préparation et constitution des fonds de dossiers;
- Relais de la directrice auprès des services à sa demande ou en cas d'absence de celle-ci;
- Accueil physique et téléphonique : réception, filtre et orientation;
- Organisation des déplacements (ordre de mission, lien avec la DRH, réservation de véhicules);

Vous assurez les missions de secrétariat pour la direction :
- Organisation et gestion des agendas des cadres;
- Production, mise en forme et diffusion de courriers, notes, mails, compte-rendus, arrêtés, décisions, conventions, transmission au contrôle de légalité (arrêts, décisions, conventions, délibérations...);
- Tri et distribution du courrier, suivi des délais de réponses et des retours de signatures;
- Diffusion et relais des informations concernant la direction;
- Référent.e réservation des salles;
- Référent.e petits travaux et dépannages;
- Gestion des fournitures, du matériel et des comptes informatiques;
- Référent.e pour la gestion documentaire du disque du secrétariat;
- Référent.e commandes d'ouvrages;

Vous assurez un rôle de pilote sur des processus transversaux de la direction :
- Référent.e processus Conseil Municipal (production) : pilotage du processus pour la DFCG (recensement, création et modification dans Web Delib, édition des rapports et délibérations) et pour la commission 1;
- Référent.e processus Conseil Municipal (contrôle) : pilotage du processus à la DFCG et relais auprès du service des affaires institutionnelles des avis DFCG;
- Référent.e RH : gestion des congés (via INCOVAR et tableau de suivi), recensement des agent.e.s grévistes, gestion du planning des permanences téléphoniques;
- Renfort occasionnel à la comptabilité : gestion des relances fournisseurs, saisie du budget.

Vous disposez d'une bonne connaissance de l'environnement des collectivités et de leur organisation et vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils informatiques et bureautiques.
Vous êtes organisé.e, disponible, dynamique, autonome. Vous savez gérer les priorités.
Vous êtes force de proposition dans la mise en place de nouvelles organisations. Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et appréciez le travail en équipe.