Secrétaire Administratif·ve Polyvalent·e H/F - Tout a Dom Services aux Particuliers

La Société « TOUT A DOM SERVICES AU PARTICULIER » à EAUBONNE-95600, commercialisant la marque TOUT A DOM SERVICES est une agence d'aide à la personne spécialisée dans l'aide et l'accompagnement à domicile. Afin d'accompagner le développement de notre agence, nous recherchons un(e) Secrétaire administratif.ve polyvalent.e qui partage nos valeurs.
Le/la secrétaire administratif.ve polyvalent.e exerce ses fonctions sous l'autorité directe de la Direction ou de toute personne nommée par délégation. Ses missions principales consisteront à :

- Accueil téléphonique : gestion du standard, réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, primo renseignements.
- Accueil physique : réception et orientation des visiteurs. Planification des rendez-vous.
- Traitement du courrier : tri, distribution, affranchissement et enregistrement du courrier entrant et sortant. Gestion des courriers et messages électroniques.
- Traitement administratif : rédaction et mise en forme de documents commerciaux dans l'outil métier et des documents administratifs, suivi et archivage.
- Gestion de stocks de produits courants : vérification de l'état des stocks, évaluation des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer.
- Indexation et archivage de compte-rendu de réunions, dossiers spécifiques confiés.
- Traçabilité et conformité Qualité des documents présents dans les dossiers clients
- Aide technique (mise sous pli, affranchissement.) / facturation et tous courriers en masse.
- Gestion des stocks des documents commerciaux règlementaires et produits dérivés.

Qualification :

- Baccalauréat
- Maîtrise technique de l'administration générale

Savoir-être :
- Capacités à comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants.
- Réactivité, gestion des priorités, capacité de gestion de procédures.
- Capacités à partager l'information, à transférer les connaissances et à rendre compte.
- Sens de l'accueil.
- Maîtrise de base des outils informatiques (Word, Excel, Base de données...)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution...).