Assistant·e du Doyen des Assesseurs et du Directeur du Campus H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales
- Assurer l'assistance Administrative et Technique du Doyen, du Directeur du Campus, des assesseurs et chargés de missions
- Traitement du courrier gestion de la messagerie et diffusion des informations en interne et en externe
- Gestion administrative des associations étudiantes
- Constitution et préparation de dossiers en fonction des urgences; coordination de l'équipe décanale en soutien du Doyen
- Préparation et participation aux Conseils de Faculté (pléniers et restreints) comme aux conseils décanaux et aux
comités de direction et préparation en collaboration avec le Doyen, de la gestion des différentes primes allouées aux enseignants
- Contribution à l'organisation de l'ensemble des grands événements de la vie facultaire (JPO, forum des métiers, cérémonies de remise des diplômes, des voeux du Doyen, des pré-rentrées, des AG, des conférences facultaires, de la Nuit du Droit...)
- Écoute d'interlocuteurs variés et résolution du problème si possible; liens avec les services (FSJPS, Campus et Université)
- Rôle de conseil et de représentation du Doyen, en complément du DSA et du responsable des services généraux du Campus

Activités principales et associées

Aider à l'organisation du travail d'un cadre dirigeant ou d'une équipe de Direction
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
Utiliser des logiciels de gestion variés, rédiger des comptes-rendus, des courriers et des courriels
Assurer l'interface avec l'interne et l'externe
Traiter des dossiers ponctuels ou réguliers
Assurer, le cas échéant, l'encadrement (fonctionnel) de personnels
- Participer au sein de l'équipe de direction à la gestion de crise
- Assurer l'assistance Administrative et technique du Doyen dans sa fonction de Doyen et de Directeur du Campus
- Assurer l'assistance Administrative des Assesseurs et Chargés de mission
- Accueil des personnels enseignants, étudiants et publics extérieurs (téléphonique et en présentiel)
- Traitement du courrier fonctionnel, gestion de la messagerie et diffusion des informations en interne et en externe
- Filtrage des appels téléphoniques et des courriers et courriels ; gestion en autonomie des situations courantes
- Gestion de la messagerie Facebook de la Faculté
- Constitution et préparation de dossiers en fonction des urgences
- Coordination de l'équipe décanale en soutien du Doyen
- Préparation et participation aux Conseils de Faculté (pléniers et restreints) comme aux conseils décanaux et
aux comités de direction (convocations, feuilles d'émargement, procurations, rédaction des relevés de
décisions).
- Gestion administrative des associations étudiantes

Activités principales et associées (suite)
- Préparation, en collaboration avec le Doyen, de la gestion des différentes primes allouées aux enseignants.
- Contribution à l'organisation de l'ensemble des grands événements de la vie facultaire (JPO, Forum des métiers, remise des diplômes de Master, voeux du Doyen, pré-rentrées, Assemblées générales, repas de fin d'année, Joutes verbales, Noël de la Faculté, Conférences facultaires, Nuit du droit, accueil de personnalités) en lien avec l'ensemble des services de la Faculté et du Campus
- Rôle de conseil en complément de l'action première du responsable des services administratifs et du responsable des services généraux du Campus
- Représentation du Doyen et Directeur du Campus dans certaines instances (Commission Vie desPersonnels de la Faculté, Commission de sécurité du Campus...)
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Compétences requises

Connaissances générales :

Très grandes connaissances sur le fonctionnement, la culture de l'établissement et ses missions ainsi que sur l'organisation et le fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
Connaissances en Droit public
Techniques d'élaboration de document
Techniques de communication
Techniques de gestion administrative et secrétariat

Compétences techniques et organisationnelles :

Rédiger et mettre en forme des documents
Apporter une réponse personnalisée
Evaluer et hiérarchiser des besoins
Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir gérer les aléas, imprévus et s'adapter (passer très régulièrement d'une tâche à une autre)
Utiliser les outils de bureautique et de communication
Réaliser des synthèses
Encadrer et animer une équipe

Qualités relationnelles et comportementales :

Avoir le sens du relationnel
Avoir une très grande disponibilité
Avoir des capacités d'adaptation
Être réactif
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens de l'initiative et des priorités, avoir le sens de la confidentialité
Savoir gérer le stress

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience souhaitée sur assistance/secrétariat de direction ou d'autorité
Expérience souhaitée en Université