Secrétaire Autonomie 50% H/F - Departement de L'ardeche

Gestion des dispositifs et accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap. Application et participation à l'évaluation de la politique sociale du département dans les missions en lien avec le handicap ou le grand âge.

Mission d'assistante du chef de service :
- Secrétariat du chef de service autonomie (intendance, logistique diverse, compte rendu de réunion)
- Transmissions des informations administratives venant du siège aux autres secrétaires de dispositifs en lien avec le chef de service
- Mise à jour des procédures administratives, suivi des modifications des pratiques administratives en lien avec le siège
- Interlocuteur privilégié du siège pour communiquer les informations ou questions sur le fonctionnement des dispositifs
- Évaluation de l'activité : statistiques, tableaux de bord, rapport d'activité
- Suivi budgétaire en lien avec le chef de service (Décisions Modificatrices, Compte Administratif)
- Délégation de signature en l'absence du chef de service pour les courriers ne nécessitant pas d'avis médico-social
- Accueil des stagiaires et des nouveaux arrivants
- Participation aux projets

Mission d'Accueil :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Recueil d'éléments d'information relatifs à la demande de dispositifs des usagers
- Orientation, information, pré-traitement ou traitement, transmission d'informations au Travailleur Social ou secrétariats de dispositifs

Mission Autonomie :
- Instruction des dossiers autonomie
- Gestion des indus de tous les dispositifs (délégable sur avis du chef de service à une autre secrétaire de dispositif)
- Participation à la réflexion sur l'optimisation des dispositifs gérés
- Information des secrétaires de pôle sur les dispositifs autonomie
- Archivage/classement : gestion des archives, veille de la bonne application de la procédure d'archivage par dispositif, gestion de la conservation et de l'élimination des dossiers archivés
- Veille juridique
- Participation aux réunions d'équipe technique et de la DTAS

SAVOIR

- Aptitude pour l'accueil du public
- Capacité à procéder à un premier niveau d'analyse des demandes des usagers
- Compétences en comptabilité
- Maîtrise informatique (Word, Excel, logiciel métier Génésis)
- Connaissance de l'ensemble des dispositifs autonomie gérés en DTAS (APA, PCH, ACTP, AMAS)

SAVOIR-FAIRE

- Capacité à intégrer les règles administratives et juridiques des dispositifs sociaux et à les appliquer
- Adaptabilité à l'évolution du poste et des pratiques professionnelles
- Capacités rédactionnelles
- Compétences en secrétariat administratif
- Capacité à remplacer les secrétaires sur les autres dispositifs autonomie en cas d'urgence

SAVOIR-ÊTRE PROFESSIONNEL

- Capacité à la relation, à la communication, à la transmission d'information et la pédagogie
- Capacité à s'inscrire dans une dynamique de service
- Capacité et motivation pour travailler en équipe pluridisciplinaire
- Discrétion et secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Être force de proposition sur les pratiques du service

CDD à 50% à pourvoir dès que possible jusqu'au 06 juin 2025

Pour candidater :

Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation (sous le format suivant : CV NOM + Prénom et LM NOM + Prénom) en format PDF s'il vous plaît.

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.